活动计划过程中的八个要素

1 概念或申办意图

对于新的活动，这个阶段包括决策的制定，这些决策涉及一些事情的决策，这些事情如活动的类型(比如节庆、游行)、持续时间、场所、时间安排以及一些可以使活动独树一帜或与众不同的关键因素。当活动理念充分发展之后，就可以对其进行更加细致的分析了。(注：关于活动理念发展的详讨论可以在第3章中找到。)在与竞标相关的事项里，首先要确定的是竞标的是一项什么活动。一旦活动确定下来，就可以作一个初步的估定，看看它们与活动组织机构的能力和主办目标是否相吻合。如果评估认为值得对活动进行进一步地调查，那么将通过可行性研究对该活动进行更具体细致的审核。

2 可行性研究

活动规划者在决定继续进行之前需要建立他们所代表组织(也许连同主管地区)举办活动，并处理该活动的成本和收益的能力。进行可行性研究考虑的因素很多。这些因素(视活动的具体情况)包括可能的预算需求、管理技能的需要、活动举办地点容量、主办团体和目的地的影响、志愿者、赞助商和辅助性服务(如设备租用公司)的可用性、预计到场人数、基础设施需要、公共与私人财政支援的可用性、该活动所得到的政治支持率、盈利等事项的跟踪记录。应当注意的是，与这些研究相联系的细节和复杂程度是会变化的。比方说，一个像奥林匹克运动会这样的大型活动的过程很可能比诸如某一国家的运动锦标赛或某个联合会议要更长、更为详细。

3 申办准备：批准

当决定在一次可行性研究结果的基础上为一次已经存在的活动竞标时，这一步骤是必需的。申办的过程包括好几个步骤，具体来说有：

．确认可以被调配以支持活动的资源(即场地、政府拨款)
．给活动所有者开发一条准备和陈述竞标文件的关键路径
．形成对活动的组织以及活动本身的性质的理解
．明确过去成功竞标的关键因素
．准备一份申办文件。
只有一次申办成功，活动计划过程的下一阶段才能继续。

4 决定继续或终止

对新活动来说，可行性研究的结果将直接决定活动是否以及将何时继续。

5 计划和执行

本章下面的部分将详细分析这一步骤并且提出一个战略性活动计划的过程。设计这一过程是为了通过制定一个合适的战略和辅助操作计划使活动能按时、按预定目标交付。计划过程的这一方面同时创造了监控和评估系统的需求，以保证活动向目标接近(见第10和15章)。另外，在这一阶段里，进行活动的适当的组织结构得以确定。关于这些结构的选择会在本章后面部分得到论述。与本阶段有关的一个重要的前后关系元素是活动预算。尽管在本章后面部分简要讨论了这一要素，我们将在第10章里对其展开详述。

6 活动

一旦一个活动正在进行，在前一阶段形成的监控和评估系统就应当提供反馈。这些反馈可以被用来正确改善或改变活动的某些方面。

7 活动的停止

作为计划过程的一部分，制定一个结束该活动的计划是有必要的。这一计划将涉及到一个时间表的制定和任务的权责分配。这些任务包括拆掉和运走场地建筑，以及收集设备。活动计划的这一方面将在第13章中讨论。

8 评估和反馈

正如前面所提到的，评估过程应被安排进各种操作计划之中。评估过程的结果应记入最终报告(见第15章)。这个报告主要是处理操作计划所面向的各个方面，并且按照为各方面订立的目标对它们进行讨论。此外，这一文件应当指出活动达到其广义目标的成功程度。出现的问题和事情也应被注明。而且，如果活动是反复发生的，报告中应对未来如何解决这些问题提出建议。这一信息接着将被放入下一活动的计划过程中。

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