做好政务项目中的计划管理

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成功的项目是周密计划的结果，而不单纯是良好的实施过程的结果。

信息系统工程项目具有一些鲜明的特点: 技术含量高、技术更新快、交付物的性质变化快、涉及面广、人员影响特别大等，因而项目的管理非常复杂，为此，必须在信息系统工程建设中科学地运用项目管理的思想和工具，实行科学规范的管理，以保证信息系统项目保证质量，缩短开发和建设周期，达到信息系统工程预期的目的。

项目的总体规划

云南省电子政务二期工程是一项覆盖省委、省人大等10个重点部门，全省16个州（市）级横向网络、部分县级横向网的重点应用系统建设。由于本工程各项目设备供货商及软件开发商多，专业项目多，技术复杂，各种应用系统互相关联接口关系复杂，组织协调工作量大，为了科学地组织、协调、管理该项目，保证项目成功达到预期的各项目标，依靠并运用科学的项目管理的理论和工具成为必然的选择。而项目管理的核心思想就是以科学、周密、详尽的项目计划提前规划项目实施中的时间、人员、资源。

1. 确定总体计划和项目管理框架

针对项目实际任务，并结合电子政务一期的经验，云南电子政务二期项目组制定了周密的工程总体计划，并颁布了《云南省电子政务二期工程项目管理规范》，通过《项目管理规范》建立了二期工程建设的总体管理框架。在《规范》中，事先对承建单位的工程实施进行了约束和规范，明确了所有分项工程建设，无论是总体工作还是各阶段工作，必须严格按照“计划→执行→控制→收尾”的过程进行。在这个总体框架下，对工程编制了计划和WBS（Work Breakdown Structure）结构分解，制订了项目总体WBS字典，并按照PMP项目管理体系的约定，对各过程的输入、输出做了约定。

通过项目管理规范的执行，使得众多承建单位、分项工作的实施和管理在一个共同的项目管理体系中进行。业主、监理、承建单位用同一种科学的方法去实施和工作，众多承建单位之间用统一的思路和工具去协调，在大的框架上减少了可能的分歧和偏差。

2. 分项计划的制订

针对信息系统工程建设中存在的计划要素不全、计划粗略、单纯用时间计划代替整体计划的普遍现象，在该电子政务项目管理规范中，对工作计划进行了明确要求。

以实施方案为例，项目要求必须有组织形式、质量管理、进度管理、变更管理、资源管理、风险管理、沟通交流机制等要素。通过这样的方式，不但规范了工程实施的行为，而且迫使各承建单位人员特别是项目经理更多地考虑计划、组织、协调问题，从而在项目计划阶段就提前发现和解决了一批问题，提高了项目实施的起点，为项目后期的实施奠定了基础。

在工程建设中引入项目管理的思想和方法，把工程建设的重点由工程实施向工程计划倾斜，进而以计划指导实施，这正是项目管理的核心思想，也正是目前信息系统工程建设中欠缺的。在电子政务二期工程建设的实践中表明了这一思想和方法的正确，整个工程涉及单位众多，约有26个承建单位，涉及网络、软件、安全、办公系统、网站、视频会议等众多分项，建设范围覆盖全省，涉及600多个单位，时间又相当紧，工程的技术难度和组织管理难度很大。但在整个建设过程中，工程始终处于有序、可控状态，各方配合良好，有节奏、有控制地逐步按照计划推进。目前已经按期完成主要工作，顺利进入项目收尾阶段。

项目计划的优化

在对各承建单位的项目计划做出要求后，下一步就是进行项目总体计划的集成和综合。各承建单位制订了各自的分项计划，但都是单项工作计划。比如，信息发布系统根据规范要求，制订了自己的实施计划。但这只是自身工作的计划，没有考虑和电信、网络工程、主机系统、网络安全系统的协调。从信息发布系统承建单位的立场和所掌握的工程信息而言是无可厚非的，但是作为项目的指挥和控制角色，必须通盘考虑整体项目建设计划安排。网络不建成、主机不搭建，信息发布系统是无法建设的。因此，必须在不同承建单位的工作计划中，建立工作步骤、工作顺序的搭接关系。比如信息发布系统的建设遵循这样的顺序: 电信线路准备完毕、网络建设完毕、主机到位、网络安全开放端口、信息发布系统建设开始。

以工期计划为例。初期制定了3个月的工期，各承建单位都承诺可以完成，也都提交了各自的计划。但根据总体要求，编制出“电信、网络、主机、信息发布”的工作顺序后，后面两个分项目都觉得无法在3个月内完成。因为项目参与者原来只是排定了自己的单项工作计划，一旦自己的工作需要等到其他分项工作完成后才能开始，就觉得无法实现和控制。

项目组整理了各项工作关系后，运用项目管理中的PERT/CPM技术，计算出项目关键路径，优化了工作关系，科学安排并发工作之间的关系。如网络设备到货时间长，在这期间可以安排服务器和软件的安装，这样，优化调整了分项工作的顺序和工作搭接关系，使得项目整体任务可以按期完成。各分项实施单位在听取了介绍、优化、整体安排后，也树立了信心，积极调整计划，主动协调和其他单位的工作，相互配合，在工程中起到了很好的效果。

计划与质量控制

质量是项目关注的核心要素，但大多数是事中或事后的质量控制，如果对计划进行预审比项目完成后的审查，代价会小很多。在项目管理过程中，项目组始终坚持“质量是计划和执行的结果，而不是检查的结果; 纠正错误的代价远高于预防错误的代价”，并坚持采用质量控制理论中的PDCA循环控制方法，即Plan、Do、Check、Action四个环节的循环，对项目进行把关。

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