信息沟通的几种方式及其适用情境

　　摘要：一项调查表明，项目管理人员有70%左右的时间花在信息沟通上。的确，“信息沟通”在项目建设的过程中具有至关重要的作用。我们知道，要想实现有效的沟通，除了当事人要具备良好的沟通技巧外，沟通方式的正确选择也是非常重要的。

　　本文结合作者的工作经验，重点讨论一下信息沟通的几种方式及其适用情境。

　　关键词：沟通 方式 适用情境

　　沟通是人际关系建设的永恒话题，沟通也是项目得以顺利开展的有力保障。一项调查表明，项目管理人员有70%左右的时间花在信息沟通上，可见“信息沟通”在项目建设过程中的重要性。

　　我们知道，要想实现有效的沟通，除了当事人要具备良好的沟通技巧外，沟通方式的正确选择也是非常重要的。

　　以下结合作者的工作经验，总结出“团体沟通”和“个体沟通”几种经常采用的方式及这些方式的适用情境，供大家参考。

一、团体沟通

　　“团体沟通”，顾名思义是指至少三人以上参加的信息沟通活动。团体沟通主要有以下两种常用的沟通方式：会议沟通和E-Mail（或书面）沟通。

1、会议沟通

　　“会议沟通”是一种成本较高的沟通方式，沟通的时间一般比较长，因此常用于解决较重大、较复杂的问题。如下的几种情境宜采用会议沟通的方式进行：

　　（1）需要统一思想或行动时（如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等）；
　　（2）需要当事人清楚、认可和接受时（如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等）；
　　（3）传达重要信息时（如项目里程碑总结活动、项目总结活动等）；
　　（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影响时；
　　（5）讨论复杂问题的解决方案时（如针对复杂的技术问题，讨论已收集到的解决方案等）。

2、E-Mail（或书面）沟通

　　“E-Mail（或书面）沟通”是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通，因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式进行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail的沟通方式进行：

　　（1）简单问题小范围沟通时（如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）；
　　（2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；
　　（3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；
　　（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。

二、个体沟通

　　所谓“个体沟通”，是指两人之间的沟通。个体沟通主要有以下三种常用的方式：当面沟通、电话沟通和E-Mail（或书面）沟通。

1、当面沟通

　　“当面沟通”是一种自然、亲近的沟通方式，这种沟通方式往往能加深彼此之间的友谊、加速问题的冰释。如下的几种情境宜采用当面沟通的方式进行：

　　（1）彼此之间的办公距离较近时（如两人在同一办公室）；
　　（2）彼此之间存有误会时；
　　（3）对对方工作不太满意，需要指出其不足时；
　　（4）彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时。

　　需要提醒注意的是：沟通双方如果距离不是很远，请优先采用当面沟通的方式。我有时看到沟通双方的距离不过一二十米还采用电话沟通的方式，这是非常不可取的。

2、电话沟通

　　“电话沟通”是一种比较经济的沟通方式。如下的几种情境宜采用电话沟通的方式进行：

　　彼此之间的办公距离较远、但问题比较简单时（如两人在不同的办公室需要讨论一个报表数据的问题等）；
　　彼此之间的距离很远，很难或无法当面沟通时；
　　彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时。

　　需要特别注意的是：在成本相差无几的情况下，请优先采用当面沟通的方式。

3、E-Mail（或书面）沟通

　　“E-Mail（或书面）沟通”是一种最经济的沟通方式。沟通的时间一般不长，并且不受场地的限制，因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或互相知会一些信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通，因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式进行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail沟通的方式进行：

　　（1）小问题沟通时（如双方讨论一下某函数的使用语法等）；
　　（2）复杂问题需要借助“书面”才能表达清楚时（这类问题往往需要采用书面表达和口头表达相结合的方式）；
　　（3）需要对方先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如请教对方一个技术问题时先将问题告知对方等）。

　　需要特别注意的时：在E-Mail来回多次而问题尚未得到解决或甚至引起误解时，一定要及时终止E-Mail这种沟通方式，改用电话沟通或当面沟通的方式进行。

　　需要特别指出的是，个体之间沟通时，尽量多采用当面沟通的方式进行。“能当面沟通的，就不要采用电话沟通；能电话沟通的，就不要采用E-Mail沟通”，这是“个体沟通”方式的基本选用原则。

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