ERP系统实施后该做些什么

最近业界的媒体上关于ERP的文章又多了起来，这表明国内企业对ERP的注意力正不断增强，ERP的应用又将面临一次新的高潮。但是今年早些时候的某次行业会议上却传出一个让业界震惊的结论：“中国在过去２０年里，共有１０００多家企业在ERP（Enterprise Resource Planning）或计算机管理系统上投入了８０亿人民币，却没有一家是成功的。”许多关于ERP的文章中都引述了这个说法，直接影响了许多企业对ERP的看法。这里有必要对此作一个澄清。

一、什么是成功的标准

大家看了很多文章在讨论ERP系统的成功率如何如何，但是大多数人未必了解ERP系统成功的标准是什么，只是人云亦云的转述。如何判定是否成功呢？通常采用对ERP系统运行情况的综合检测，确定其所属的ABCD等级来判定是否成功。需要对以下几方面进行评估： 1、是否全面使用系统的各项功能。 2、是否实现财务系统和生产系统的全面集成。 3、企业中高级管理人员是否使用系统处理各项业务。 4、各部门和人员之间是否按系统的计划和控制要求协调工作。 5、是否取得了明显的经济效益。 我们认为A级和B级是成功的，这些企业基本做到以上几项。例如国有大型企业仪征双环活塞环有限公司在制品库存下降1100万元，采购费用下降100多万元，应收款降低2000多万元。而C级和D级是不成功的，这些企业的系统只使用了系统的部分功能，通常只用于统计方面；只有中级以下的管理人员使用系统，基本上没有经济效益。但是C级和D级用户可能花了与A级用户同样多的钱。例如在华东地区的一家外资制造企业，从95年开始实施ERP系统，采取了由其国外总部派遣项目经理和顾问实施的方法。今年在该公司访问时发现，只使用了财务模块的小部分功能，生产模块基本没有使用，整个企业的管理还是手工管理模式。是一家典型的D级用户。 按照ABCD等级来看，国内大多数应用ERP系统的企业是C级或D级的。这是业界所不愿意看到和承认的。为什么呢？

二、系统在企业中的运行状况是变化的

业界并不认为ERP系统的成功率很低，很多参与实施的顾问也认为大多数是成功的，但是企业和一些专家不这样认为，为什么呢？这里双方忽略了很重要的一点：ERP系统在企业中的运行状况是变化的。 很多使用ERP系统的公司，在外部顾问参与的实施阶段，项目的进展是比较顺利的。经过几个月的实施后，系统切换正式运行，这时ERP软件和咨询公司、顾问认为系统实施成功。这是很多ERP软件和咨询公司认为成功率不低的原因。 随着时间的推移，企业的业务和人员发生了变化， ERP系统的相应业务流程 也应该进行调整。但是很多企业并未做到这一点，这时系统开始与实际脱节，然后这种情况会愈演愈烈。过了两三年后再去考察系统的运行状况时，就会得出失败的结论。 前面所述的 华东制造企业，95年开始实施时产品种类比较少，业务比较简单，所以看上去实施成功了。但是随着企业的发展，现在其产品已经有近百种，业务也较以前复杂，但是ERP系统的应用并未随着企业的发展而进一步深化。在考察中发现新增加的产品和原材料的物流编码和物料清单等数据都没有输入系统，原因在于相关部门的员工不知道如何调整系统来适应业务的变化，这并不象想象的是因为缺乏培训。他们所遇到的情况如同一个司机在不熟悉的地方迷了路，不需要有人来教如何开车，而需要有人来指路。 如何改变这种状况呢？

三、建立年度系统评估制度 (BSR)

为什么会出现前面所述的状况呢？这是因为ERP是一个管理系统，实施完成后往往交给各业务部门使用，但是各业务部门不了解如何将企业管理目标纳入系统中。例如，企业制定了新的销售和生产目标后，应该对系统的物料计划参数进行相应的调整。业务部门即使知道如何修改系统的参数，也不知道应该改为多少。长此以往，结果可想而知。 企业应该认识到实施阶段完成后并不是大功告成了，未来运行过程中的不断改进也是决定成败的重要因素之一。建立一个有效的年度系统评估制度 (Business System Review) 是一种很好的方法。 前面说过，迷路的司机有车也开不到目的地；不与企业的管理目标结合的ERP系统再好，也发挥不出效益。进行年度系统评估的目的就是要使ERP不仅仅是信息收集和报告系统，而要成为有效的管理工具。 年度系统评估应该包括以下几部分内容：
1、与企业高层管理者接触，了解企业的管理目标。这是最难的一步。在一家外资汽车零配件公司访问时，看见在企业的宣传栏中列出了今年的管理目标和完成状况，其中有库存周转率>=4，制造成本下降10%，管理费用节约300k美元等等，而完成状况全是未完成。当询问其员工如何使用ERP系统来帮助实现企业管理目标时，竟无人知道他们用了四年多的ERP系统是可以帮助他们的一项资源，也不知道如何应用这个资源。
2、邀请外部顾问，进行系统运行状况评估。系统运行状况评估不能泛泛的检查现有系统的功能如何使用的，有些什么问题等等。而要结合企业的管理目标，由针对性的进行系统检查。例如目标是库存周转率>=4，那么就要检查系统内设置的订货批量、安全库存等参数，以及生产和采购计划的制定和执行情况。
3、制定下一步的行动计划。 四班公司自1999年开始向其用户提供年度系统评估服务，这项服务包含在年度服务合同中。由资深顾问结合企业高层管理者提出的管理目标，全面检测四班ERP系统的运行状况，并给出相应的建议如何应用系统来实现其管理目标。通过这项服务，许多四班系统的用户实现了如何有效的将企业管理目标和ERP系统相结合，确保ERP系统的成功运行。

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