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中小企业“进、销、存”电子商务解决方案

2008-02-23 05:31:48来源：互联网阅读 ()

一、概述
　　当今的中小企业，一般应具备产品研发、生产、销售、服务的能力，为此企业都设有相应的机构，以管理各个环节的业务。在市场经济中，销售是企业运作的重要环节，一般采用分公司或代理制，通过分公司或代理把产品推向最终用户。销售中，总公司和分公司及代理商之间按年度签订销售协议，总公司统一规定产品的市场零售价，而总公司和分公司或代理之间采用基本代理价的销售总量累进梯阶返点制，根据分公司或代理完成协议的情况确定其享受的优惠，以此鼓励分公司或代理商的销售积极性。许多分公司或代理商分布在全国各地，更有一些在境外，远距离频繁的业务交流形成企业活动的特点。公司之间一般采用电传、电报甚至电话传递订货、发货、到货、压货、换货、退货等信息。总公司的商务部门一般见到分公司或代理的货款银行汇款单据传真件就开据产品出库通知。销售情况是公司“进、销、存”系统的重要数据来源，以往的办法是通过手工方式把销售单据录入到“进、销、存”系统中（假如公司已有单机或局域网的“进、销、存”系统）。纵观当前国内大多数中小企业的销售运作现状，不难看出存在着信息传输效率低，可靠性、安全性、保密性差的缺点，缺少全系统统一的数据资源和规范的商务文档运行手段（拟稿、审核、执行记录、存档及统计分析等），许多信息分散随意存放，缺少一致性、易于丢失、不易重复使用。

　　建立一个规范、高效、安全可靠的商务信息管理系统，提高企业在市场中的竞争力是每一个公司总裁日思夜想的问题。以往由于通信手段尤其是网络技术的限制，公司老总们很难建立满意的商务管理信息系统，当今的网上电子商务为企业的发展提供了难得的机会。在外国一些大的公司，由于业务的需要和雄厚的资产，从七、八十年代就开始建立专用的电子数据传输系统，这对于一般的中小企业是可望而不可及。现在不同了，由于Internet的发展和相应研发软件的商品化，使得企业不必大量投资就能够建立一个满意的电子商务系统（本质上是基于广域网络的商务管理信息系统）。国家和社会各界投巨资，建立信息高速公路，定制了各项政策，鼓励政府、事业单位和企业部门使用信息高速公路。各部门只需弄清本部门的需求，定制电子商务建设规划，自己或请技术部门进行系统设计，购买有限的设备和应用软件，编制系统运行的规则，培训员工掌控系统的使用方法，一个电子商务系统就初步建成了。如同国家和社会建立了高速公路（如同网络），单位和个人购买了汽车（如同电脑和应用软件），就能够载人或运货了（如同在网上开展业务活动）。购买软件和研发应用程式的投入是一般处于正常运转的中小型企业能够承受的，而通过电子商务运行给企业带来的效益则大大超过投入。

　　广义上讲，电子商务能够涉及到企业运作的各个方面，但一个无所不包的系统不要说在Internet上难以实现，即便在一些利用早期网络手段建立的企业管理信息系统，也多是在一些部门和一些业务方面运转比较成功。因此没有必要在概念上和完整性上追求一个理想的电子商务系统。应该从企业自身的实际情况出发，利用Internet技术，改善最需改善的商务活动条件，以此作为突破口，带动企业向现代化管理迈进。本方案正是基于这种思想，提出一个以面向中小企业，具备全国范围购销网络系统的“进、销、存”电子商务解决方案，并侧重介绍销售信息传递的网络化。一些公司的总部已建立了“进、销、存”系统，也不必立即放弃，能够分别建立“进”或“销”的网络运行环境，替代已有的“进、销、存”系统手工录入。这不但缩短了系统的建设周期，也保护了企业已有的投入。

二、一般中小企业“进、销、存”运作的模式
（一）机构
　　现代企业一般采用“产、供、销”一体化。在有生产功能的企业中，生产和销售有合一的也有分开的。一些企业不生产产品，但供和销总是有的。中小企业的机构比较单一，即便有分支机构或有合作伙伴，也多是单独经营、单独核算，各企业（或机构）多建立单独的、单一的“进、销、存”系统。企业的“进、销、存”运作一般在总裁（总经理）领导下，涉及商务、采购、库房和财务等部门，这些部门分工明确，紧密配合，支撑着公司“进、销、存”业务的正常运转。这是一种典型的物流管理模式，其管理的复杂程度和公司的规模和产品性质有关。

（二）系统需求
　　本方案将把企业传统的“进、销、存”从静态扩展到动态。所谓静态其实是一种账目管理，通过构造模型，取得账目上“进、销、存”的平衡。而采购或销售的过程该系统并不关心。当系统统计告诉领导“进、销、存”出现了问题，就已远离了问题出现的时间和地点，无法及时挽回损失。假如把整个过程通过电子商务系统在网上展现给公司各级领导，这不但仅使公司运转效率提高，还由于业务行为的规范化，起码能够挽回一些操作上的失误；还能及时获得（或称动态获得）有关信息，及早发现决策中的问题。

　　在改变观念后，通过电子商务的“进、销、存”系统将把注意力放在过程和监督。系统数据的采集将分散在各个职能部门随时进行。也就是说，每一个数据在他产生之日就输入到系统中，并随着业务行为的进展，数据的属性也在改变，计划中的数据变成结果数据。比如计划采购的物品变成已采购的物品，计划采购物品的数量和价格变成已采购物品的数量和价格。

　　为此，系统为采购建立物品的询价、采购审批和票据录入系统；为库房建立原材料、半成品和成品入出库系统；为销售建立客户信息、产品报价、订单审核和发货通知系统；为财务建立银行查询和支付系统；在上述各子系统的基础上，建立“进、销、存”综合查询和统计报表系统。

（三）系统功能
“进”的概念主要指采购，其功能主要有：定制采购计划和审批、询价、签订采购合同、合同执行跟踪及监督（包括运输、货物检验、处理纠纷等）、货款支付等；
“销”的概念主要指销售，其主要功能有：客户（分公司或代理商）信息管理、产品报价、订单（或合同）审核及执行跟踪、发货通知、到款信息等；
“存”的概念主要指入出库管理，其主要功能有：原材料、半成品、成品入出库通知管理、物品状态（入出库时间、存放地点、物品外观、性能状态等）管理等。
“进、销、存”的概念主要指上述子系统的综合平衡管理，其主要的功能有：将上述子系统作为自身的数据源并根据需要从中汲取数据；提供综合查询和统计报表功能；根据创建的模型进行企业物流管理方面的预测和提供决策支持方面所需的信息。

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