办公业务长期战略成功的三个步骤

通过外包解决挑战

越来越多的公司选择将办公作业IT外包作为应对挑战的最佳方式。这里所说的办公作业IT外包指提供日常的台式电脑/移动设备或客户办公环境管理的多年或者一年期合同。服务项目包括与当前办公资源（含外围设备）有关的技术支持和专业服务，或任何服务组合。

外包的趋势正在影响所有行业，帮助企业从短期技术性目标视角转移到实现长期战略性便捷办公环境的目标。EDS提供企业所需的支持、远见和创新，以及实现成功的计划。这个过程经过精心规划，分为三个阶段，即自动化，移动计算和个性化解决方案。每个阶段都建立在前一阶段的基础上，从而交付更高的业务价值。

第一阶段：自动化降低人力资源需求和成本

随着办公作业技术的范围和复杂性逐渐增加，公司必须找到更有效的方式应对不断提高的业务速度、信息量和工作团队的地理分隔。公司还要满足支持更趋移动的员工、持续的安全风险、新员工、部署以及与管理基础计算设施相关的隐含不可控成本。

答案就是将高成本、高耗时的流程和任务自动化。自动化的例子诸如零接触移置、自动密码重设以及自动采购系统。

在一些自动化服务的情况下，员工可以根据他们个人的工作需求选择软件和服务，并可以通过公司网络将合适的工具直接安装在其办公设备上。自动化解决方案经常能以百分之百的可靠性完成移置、升级和修补，而不需要人工操作。

优势

新的自动化技术帮助企业节省开销，提高效率。使用自动化工具，公司能够改变他们交付和管理台式电脑服务的方式，以高达五倍的速度完成部署并节省高达30%的成本。

第二阶段：延伸移动性，提高竞争力、生产率和员工满意度

在业务需求的驱动下，移动办公需求不断增长。企业想要延伸移动性，通过提高总体效率和生产率带来显著的投资回报机遇。然而，随着不断增加的移动终端，和越来越少标准配置的台式电脑，企业正面临高度复杂、多样的办公作业环境。对创新的需求由此而生。

移动计算通常意味着管理一个IT环境和基础设施的难度增加。成功支持移动工作者的四大要素包括设备本身、网络、移动应用和终端服务。

移动性可能给原来安全的IT网络带来高病毒攻击风险和安全威胁。例如，相比传统的台式电脑工作环境，在移动办公环境下有更高的数据丢失风险。因硬件失灵、盗窃、人为者错误、病毒或其他原因，20%到60%的笔记本电脑使用者每年会丢失数据。所有企业中，有60%的企业数据存储在没有保护的台式电脑和笔记本电脑中。

目前，管理层和员工对移动性趋势带来的价值和挑战有不同的观点。但他们都同意移动性的影响是巨大的。对于管理层，确保在市场上取得成功意味着满足一些关键要求：

通过一支能够实时接收相关信息并作出更加快速反应的移动员工队伍提高顾客满意度

通过即时接入IT系统增加员工生产率，优化公司流程

使移动员工实时接受订单并生成发票；优化人工操作的规划；对不可预测作出快速反应

对于移动办公的员工而言，他们感兴趣的是获得更加满意、更具成果的工作体验，从对网络连接的依赖中解放出来。这些员工要求移动计算具备传统台式电脑同等程度的安全性、易连接性、企业应用和兼容能力。

优势

今天从EDS等设备供应商获得的移动性解决方案能够帮助公司通过优化员工队伍、改善顾客服务质量和顾客满意度、以及更好使用现有IT资源，提高公司的竞争优势、市场份额、盈利能力和营业收入。

第三阶段：个性化消除“统一规格模式”，降低成本

个性化是公司以符合个体终端使用者需求的方式满足多样化使用者群体的复杂需求。

目前，我们在台式电脑上主要提供统一的办公作业条件或者“统一规格服务模式”。在这种模式下，每个员工的台式电脑硬件类型和应用核心套件都是相同的。这简化了台式电脑的技术支持。但这也有着很大的局限：

从事主要业务的使用者可能得到的服务不足，缺乏他们需要的功能。而负责行政的员工接入了很多他们可能从不使用的应用和服务。

IT部门可能要不断为企业动态业务需求提供快速有效的支持??例如使用者职位和需求的变化。

固定的开销可能不再匹配业务的动态需求

这个方法服务的员工主要使用的是用台式电脑和笔记本电脑

使用者团队的计算需要逐渐开始产生区别，并与工作要求具体相关。同时，终端使用者的设备数量、可用应用以及相关服务都在发展。想满足终端使用者并优化生产率，就要向他们提供所需的服务；满足公司的需求意味着以有效和节约的方式提供这样的服务。

这也正是企业对从目前的“统一规格”模式（资产集中在单一使用者、固定能力和固定合同内容）转化到个性化解决方案和“符合用途”的方法（资产由多个使用者分享、每次使用付费、按需提供、可升级能力）感兴趣的原因。随着需求的变化，以用户为中心的消费和支付模型将成为现实。

优势

个性化服务是一个提高员工生产率和使用者满意度的好办法。由于“符合用途”，员工能够访问内部网络门户，根据其工作职务、当前的任务和个人偏好选择所需的服务和应用。

在实践中，类似即时通讯、日程表、团队套件、网络会议和数据库等协作工具不应该独立应用。事实上，他们应该成为构成个性化、独立于设备的使用者体验标准界面的组成元件。这种环境允许使用者通过一系列移动设备与业务应用进行互动。最后，协作技术会融入使用者的背景生态系统中，成为核心应用的简单扩展。

个性化的体验能够支持一系列环境下的协作和互动。这包括大型会议中心、工作套件、个人一对一协作空间、社区会议室、小型会议室和数据分析总结空间。

结论

考虑到竞争力甚至业务的生存力，越来越多的公司正在开始根据业务目标紧密调整IT规划。充分理解技术趋势，采用创新的技术工具，能够给企业带来巨大的改变。

IT创新创造了更加便捷的办公作业环境。由于不断的创新，企业能够降低开销，同时增强员工的移动性和能动性；自动化流程节省了宝贵的IT时间用于实现与业务更加相关的目标；个性化的终端用户体验能够提高生产率和员工满意度。采用这些创新技术是值得的尝试的。