守内安邮件归档之空间规划篇

从2009年的整体的信息需求来看，“邮件归档”这个主题在市场上似乎掀起了一股风潮，无论是因为遵循法规的因素、企业内部信息安全、企业与企业之间的官司法举证或是邮件灾后还原的考虑等等，都可以很明显地看出邮件归档已成为企业信息的维护规划中，一项不可或缺的重点工作。

在守内安实际参与的项目经验中，只要提及“邮件归档”，几乎每个MIS或是主管都非常感兴趣，但是对于后续的执行却存在着许多疑问，因为他们知道“邮件归档”这四个字不仅仅只是单纯将邮件备份，还要思考后续所有查询的可能，因此在整体空间的规划以及历史邮件的归档，执行上的负载相当大，通常在每年的信息需求计划上虽然都会提出，但是往往又会被忽略掉，或是延后执行，由此可见其棘手程度。特别是历史邮件归档及调阅的部份，无论是使用Exchange或是Lotus Notes的企业或单位，对于历史邮件的归档调阅，都认为相当困扰。由于大部分的企业都认为储存空间(storage)的费用目前仍是稍高，因此用其来执行较高级的使用，但相对于邮件归档的认知，便不是那么重视，尤其是历史邮件，最常见的处理方式不是利用磁带备份，便是利用DVD光驱刻录，备份的问题固然可以解决，但是一旦需要执行邮件调阅，如果没有事先做好索引，绝对需要耗费相当多的时间。

一般客户对于邮件归档的空间规划经验普遍是比较缺乏的，所以经常都会希望依靠专业的规划建议。然而守内安会先请客户提供实际的每日邮件的流量大小，一般包括接收邮件、外发邮件以及内部对内部的邮件流量，之后再作进一步的空间规划计算，举例如下：

    如果有以上的资料，如此就很容易可以估算出来实际需要多少的空间。 实际上的空间规划可以从需求中找出几个面向来看：

• 法规遵循的空间规划：一般在法规的要求中，财务相关的数字文件需要保留七年，一般的数据需要保留五年，故若有跟法规遵循议题相关的客户可以依此来规划储存空间。然而因为法规的归档年限要求较长，所以一般会这样规划储存装置：SAN(一年内)→NAS(三年内)→Tape或DVD(三年以上)。

• 一般企业内部需求的空间规划：一般企业的规划可以依邮件的调阅频率以及使用程度来做规划，就经验来看一般企业其实仅会针对三年内的邮件做备存，所以我们从预算及效率来做规划考虑，如果是大于500个员工账号以上的企业，建议采用SAN Storage来做邮件备存，如果是300~500个员工账号的企业，我们会建议其使用Disk Array的储存装置，至于300个员工邮件账号的企业，我们则会以NAS设备为 优先考虑规划的储存装置，而空间大小则会建议规划3TB，之后再视情况予以调整。

·           备份后的调阅速度跟存装置有很大的关联：企业往往会面临到预算与空间规划的徘徊，因为预算不够就没有办法购买较高速的Storage，转而藉由光盘或磁带来做备份，可是如果有紧急的调阅需求的话，这样子的备份选择其实不是理想的方式，常常会发现客户因为有专利权纠纷而需要提出证据作为左证时，无法在第一时间提供邮件调阅，所以我们还是认为必须要使用到NAS以上的储存装置作为媒介才有机会缩短调阅时间，但如果真的因为预算因素影响到储存空间的采购，则可以规划每个User定期的归档邮件期限，例如说限制公司仅备份每个User一年内的邮件，如超过这个期限则由系统自动删除，这样的话我想对企业而言也可以同时解决空间以及预算的问题，不过要注意的当然有可能调阅不到历史较久远的邮件本体，这是必须要去思考的。

而“邮件归档”除了执行上述的备份因应之外，其实尚有一个需求，乃来自于稽核部人员。稽核部人员在工作职责上，无非就是确实的掌控所有可能出现对有损公司利益的任何要件，当然，这几年来通过邮件可能造成的机密外泄事件，已成为稽核部人员在作内部稽核时的重要工作。有鉴于此，如何协助稽核部人员确实掌握进出公司或者是内部的交换邮件的详细状况，也是我们的重要任务与职责所在。

“邮件归档”绝对不是一件麻烦事，只要事先做好妥善规划，未来将可以顺利建构完整的“邮件归档与储存空间”机制，相信在此机制建立完成之后，对企业整体的营运效率及信息安全的提升，会有相当程度的帮助。

标签： 安全 计划 纠纷 企业 问题 信息安全 选择

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