守内安：潜伏在储存空间规划中的邮件归档机制

当电子邮件成为现代人生活不可或缺的联络沟通方式，对于企业而言，更是常常通过电子邮件传达信息以及从事对外商业交流，因此电子邮件机制逐步已经成为企业正式文件的传递方式。然而，守内安信息科技对于邮件良好的备存处理常常不经易地忽略，对于企业而言，短时间虽然感觉不到，但长期来看会有一定程度的影响，尤其是当企业愿意开始着手进行邮件归档的规划，未来一定会碰到储存空间规划的问题，但除了储存空间规划之外，分权管理的问题其实也经常发生，因此希望通过本文，能让各位读者对电子邮件归档与空间规划、分权管理多一点的认识及概念。

以下守内安就电子邮件归档机制与储存空间规划的必要性说明：

企业最常碰到的邮件归档原因为何？

就经验来看，企业会决定开始进行邮件归档往往有几个原因，无非是作未来发生商业纠纷时可能的举证，或是当邮件服务器或是个人端的邮件邮箱出现问题时，尚可将预先备存的邮件进行还原；获知国家颁布相应法规，企业必须遵守。这些是一般企业最常遇到的情况。就国内而言，法规的强制性尚且不足，因此除非需要在美国上市，或是与欧美企业有生意往来，才有可能因此而必须遵循法规。

而政府也发现信息技术管理在公司治理上影响层面越来越大，逐步订立了各种管理办法，诸如2010年1月1日即将实施的《企业内部控制基本规范》，就做了许多的要求事项，进一步银监会更于2009年6月1日发布且开始实施的《商业银行信息科技风险管理指引》，提出要建构信息科技风险管理的"三道防线"（即信息科技管理、信息科技风险管理、信息科技风险审计），并要求商业银行在决策层设立首席信息官（CIO），有利于商业银行加强信息科技治理，提升银行信息科技风险管理水平及要求进一步加强对客户的信息保护。

 “邮件归档”与“邮件备份”有何不同？

许多人常把“邮件归档”与“邮件备份”搞混，其实两者是不太一样的。企业其实平日均已针对邮件的部分做备份，一般备份做法往往将所有邮件包含系统备成一大包，再将此备份文件备至磁带区备存。如果真的遇到要调阅历史邮件的状况，会出现需要花费许多时间来寻找邮件的情况，如此可能会因为耗费时间而失去了商机或其他不利的情况。

然而，如果平日作的不只是“邮件备份”，而采用的是“邮件归档”的方式，则结果就不太一样了，原因是“邮件归档”的定义可以比喻为图书馆，书籍上架之前会先依书籍性质作分类，如此未来在调阅时就可以轻松找到想要的书。同理可证，如果将邮件性质定义后做邮件分类，如此一来无论是要找老板的信，或是部门的信，甚至个人的信，都将因为有事先做分类，在未来调阅邮件或取信时都会显得相当轻松。

邮件归档适合什么样的储存设备？建议在线备存多久呢？

何种储存设备较为适合？守内安认为还是看企业本身的需求而定，在邮件归档中比较建议在归档前先针对该档案作定义，一般的定义是较重要的邮件数据摆在较高档的储存设备，较不重要的可以选择较低阶的储存设备或是刻成光盘储存。

在实际与客户的互动经验中发现刻成光盘储存的比较少见，一般都是采用storage(磁盘驱动器)与tape(磁带)作储存。不过如果要从磁带机上调数据，首先当然必须要知道数据放在哪一卷，如果数据较久远的话，通常只是大略猜测放在哪几卷，再将磁带中的数据倒回至某一个磁盘驱动器的空间中，再从该空间中找寻想要的数据，过程相当繁复。然而由于磁盘驱动器(storage)技术提升迅速，价格也因竞争越趋白热化而逐步下跌，新的邮件调阅技术中已经可以做到直接将storage上的空间挂载之后，直接调阅该信并将信还原，此作法比较起来比前一个方式快速且方便许多。

至于邮件要备存多久，则看公司策略而定，以及实际的每日平均邮件量而定，如果每日邮件量平均有10G，每个月就大致需要300G，如果希望在线(on line)保存半年的话，大致上就需要规划2TB的容量，以此类推。

分权管理的必要性：

当储存数据的定义以及storage的导入完成后，一般管理员就会开始询问并说明分权管理的必要性及重要性，因为每个部门都不希望让其他部门了解该部门邮件内容，除此之外也会出现某些主管希望能得知该部门邮件的状况，甚至老板也不希望管理员能看到其邮件等各式各样的状况，由此可见，分权管理将会是企业导入邮件归档之后所必定会面对到的难题。

从以上几点说明，守内安诠释了了解电子邮件归档与储存空间规划的重要性，以及分权管理的必要性，但是只有了解而没有后续的执行，也等于是功亏一篑。因此无论是企业甚至是个人，在日常生活中便必须养成定期归档的好习惯，当然也要时常观察储存设备的运行状态，避免出现当机或出现异常的状况。其实对企业而言，无论是业务所需或是应付法规稽核，只要平常准备得宜，就可以不用担心面对突发状况。对个人而言，如果遇到个人的邮箱出现状况，也能将邮件重新还原。希望各位能重新检视内部需求，订定合适且高效率的电子邮件归档策略及规划兼具高效率及高稳定性的储存设备。

标签： 电子邮件 服务器 纠纷 美国 企业 问题 信息技术 选择

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