守内安的民营企业邮件管理之道

据全国工商联经济部《民营企业信息化建设调研报告》统计，目前大多数民企认为自身的信息化建设还处在初级和中级阶段，这个结果说明我国民营企业信息化建设还处在起步和不断探索的阶段。许多企业进行了信息化尝试，并取得了良好效果，大多企业仍受到民营企业体制弱点和自身条件的限制，在信息化建设过程中遇到许多问题，信息化未能真正普及和产生效益。

民营企业一般没有一个完整的IT规划，很多民营企业对信息系统建设的标准是简单的“实用主义”，希望用较小的投入取得当前较好的实用效果，把系统建设目标定位于符合当前的企业需求，这在一定程度上会出现信息化建设屈服于企业短期的利益要求。

在和很多民企的IT部门接触中，守内安信息科技发现以下几点：很多人员都是外聘的高薪人才、企业的IT建设往往跟不上企业业务的发展、人际关系是CIO的大难题、历史遗留问题是个泥潭等等。

在推动企业邮件系统使用和建设的过程中，守内安调研发现如下典型问题：

- 企业中大量使用网页邮箱，尤其是高层人员

- 个人PC出现损坏，邮件很难还原

- 企业邮件系统安全性低，容易遭受外部攻击

- 企业邮件是泄密的主要方式

Ø 民企（往往是传统行业，且有一定规模）发展后，部署邮件系统是最基本的，在信息化的建设和使用过程中，IT部门往往是被动和延迟的。邮件系统的使用也同样如此，比如很多高层或者老板的亲信多数使用个人的163、sina等网页邮箱来进行业务交流，这已成为他们的使用习惯，如果禁止使用网页邮箱，高层的反对是很强烈的，而且很多人来打招呼，CIO也很难推辞；如果不禁止，企业网络安全问题和企业泄密问题也无法控制；所以，老板为了业务的发展，也只能无奈的默许。

     守内安建议：网页邮箱是比较难处理的，因为目前没有什么很好的技术来对网页邮箱进行邮件内容的审计，守内安建议企业可以先对网页邮箱进行内容的记录，随着某件突发事件或者老板的力挺，CIO可以顺水推舟来将网页邮箱全部禁止。

Ø 民企中很多的笔记本，一部分是企业配置的，一部分是个人配置的，特别是和业务相关的，通过笔记本工作，比较方便和灵活，也很符合企业的发展，有网络，在哪里都可以工作，处理邮件。那很多人使用笔记本很在行，维护笔记本就找不着北了。一旦笔记本重装系统，那原来的邮件都会消丢失。

     守内安建议：邮件内容中含有大量的业务和客户信息，丢失后，用户往往很心痛、后悔、无奈。企业只需构建一套邮件备份归档系统，就可以避免类似事情的发生。特别是现在很多的民企都去海外或者国内上市，上市公司都必须符合一定的标准，比如，在美国上市融资，必须符合SOX法案，在日本上市，必须符合J-SOX法案，在国内上市，就要符合《企业内部控制基本规范》等，被相关部门查到无类似的系统或记录，罚款是相当可怕的，往往是构建邮件备份归档系统的百倍以上。

Ø 民企的网络安全性，不必说，门户大开着，比比皆是。邮件系统暴露在网络上，是被攻击的主要对象，垃圾邮件、病毒邮件、黑客都瞄准邮件系统进行轮番的轰炸。很多员工不愿意使用公司的邮箱，就是抱怨邮件的收发总是出现问题，还不如使用网页邮箱。这种情况下，IT部门也只有无奈的将问题反映上去。

守内安建议：其实不是邮件系统的问题，也不是公司网络带宽的问题，“被”攻击、“被”接收、“被”传染等也在日益侵略企业网络。邮件系统的安全性，不是仅仅靠防火墙、杀毒网关、ISA等来防御，更要靠防垃圾网关来处理，保护邮件系统的“绿色环境”，让员工安全稳定的使用邮件系统。

Ø 邮件泄密已不是什么特别的事情了，其一是邮件使用方便，双方都可以使用邮件（其他方式不一定可行，往往被禁），其二是邮件的收发，实时性很高，再者是邮件的使用没有监管。特别是民企，一点点的技术优势，可以大大帮助企业降低成本；一点点的价格优势，可以帮助企业赢得订单；一点点的市场策略差异，可以帮助企业争取客户，一点点的内部消息，可以使内部人心惶惶。这么一个开放的邮件系统，不进行监管，就是放纵，更是危害。

守内安建议：邮件是工具，往好处用是优势，往坏处用是危害，不监管的邮件系统，说轻了，如同上战场没有战衣，说重了，就是核心机密被窃、被人挖墙脚等等。通过邮件审核系统，对外发的邮件的进行审核，规范邮件的不法使用，避免风险的蔓延。

综上所述，守内安建议广大的民企客户在部署邮件系统后，推荐部署防垃圾系统—邮件审核—邮件归档；对于上市企业，守内安建议部署防垃圾系统—邮件归档—邮件审核；而对于在意网页邮件使用的企业，守内安建议部署防垃圾系统—网页邮件管理系统—邮件审核—邮件归档。

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