邮件系统的4S店

我们现在买车去4S店，企业现场管理搞5S，安全生产有6S。其实，我们的邮箱系统，也需要一套“4S”标准的管理系统。

企业在构建邮件系统后，对于员工来说，就可直接使用，成为大家每天必备的官方通讯工具；对于管理员来说，就是备份、设置、添加等基础工作；对于高层来说，待遇其实和一般员工一样，都是使用的份儿。对于邮件系统，大家的普遍认识除了使用和日常维护，其他就是邮件带来的便利，其他的事项就知之甚少。

其实，邮件系统也有4S标准规范：Safe--安全、Selfhold—个性化设置、Service—维护、Survey—调查。

Safe是首当其冲的。邮件承载了公司对外交流的80%的内容，邮件肩负着公司80%文件的流转，须对邮件进行一定程度的管理。对于外来邮件，为了安全，要做的事情就是过滤病毒和垃圾邮件。过滤的程度和安全性要依靠企业所采购的过滤网关，不建议通过邮件服务器来进行过滤，这样，导致的直接后果就是，邮件服务器的稳定性安全性下降和维护成本的上升。对于内部邮件来说，就是防止公司内部机密外泄，须对部分邮件进行审核，一定程度上保护信息的安全。对于上市公司来说，为了应付政府部门的监管，需要对邮件进行归档管理，这一点，国内正在向国外靠齐，保护企业自身减少营运风险。

Selfhold增强了员工的自主性。员工是公司的重要组成部分，让员工发挥其自身的优势也是潜移默化的增强的管理。传统的管理是集中的计划性管理，现在的管理，是在一定程度上自由发挥。邮件是沟通工具，每个用户都能接收到自己需要的邮件，都可以简单的管理个人的发送邮件。无个性化设置，用户也就省去类似设置，实现只要能用就行，而不是，要用起来最顺手。

Service增强了相互之间的合作。我们都是不断提醒自己的工作都在为下一个环节服务，主动的为他人考虑，加快企业业务的流转。邮件Service，不仅是IT人员维护好邮件系统，而且还是员工帮助维护邮件系统，邮件服务网关帮助维护邮件系统。比如，自动的邮件系统巡航服务、自动检测网络及邮件系统的网络通讯状况、用户对垃圾邮件的检举等。

Survey帮助发现邮件系统管理漏洞。企业需定期收集员工对于邮件的使用反馈，针对使用中的问题和企业的安全策略，对邮件系统进行优化。比如，财务部门需要对所有邮件保存3年，人事部对员工信息相关的邮件永久保存，销售部门需要对所有的报价进行审核，IT部门需要了解每个部门的邮件使用情况，老板的邮箱要求无垃圾邮件干扰等等。

随着公司落实4S标准，企业邮件系统会逐步完善，增强网络安全，减少安全隐患，提高企业形象，改善企业精神面貌，形成良好企业文化。

Softnext守内安信息科技以在邮件内容安全领域十年耕耘的扎实经验与切身心得，为您提供专业的顾问式服务，成为企业IT治理的最佳伙伴。

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