守内安：邮件系统也需要抗旱救“灾”

“此次旱灾为西南诸省提供了一个残酷的现实图景，受灾人口如此之众，受灾面积如此之广。其中云南、贵州、广西、重庆、四川等西南五省（区、市）作物受旱5668万亩，占全国受旱作物的86％；有1100万人因旱饮水困难…”。

旱灾中，“儿童山路背水”，“马帮送水队”，“菜价上涨”，“春粮绝收”，“下跪修路”等等，生存的艰辛，不由让人同情、反思…见兔顾犬已晚，亡羊补牢未迟。面对旱情，我们要进行反思，同样对于我们日常使用的邮件系统，也要加紧“补牢”。

邮件系统是大部分企业沟通交流的主要方式，员工常常通过电子邮件传达信息以及从事对外商业交流，因此电子邮件机制逐步已经成为企业正式文件的传递方式。然而，我们对于邮件良好的备存处理，常常不经易地忽略了。

邮件归档原因:

企业进行邮件归档往往有几个原因，作为未来发生商业纠纷时的举证；或是当邮件服务器或是个人端的邮件邮箱出现问题时，尚可将预先备存的邮件进行实时还原；获知国家颁布相应法规，企业必须遵守。这些是一般企业最常遇到的3种情况。就国内而言，法规的强制性尚且不足，比如国内公司需要在美国上市，或是与欧美企业有生意往来，才有可能因此而必须遵循法规；或者是银行、保险等金融机构，为提升银行信息科技风险管理水平及加强对客户的信息保护，也会为遵循法规而进行邮件归档。

我们举个简单的例子，某公司有1000人左右邮件系统，并同时进行了邮件归档；某天邮件服务器遭到了彻底的损坏，此时，邮件归档系统可以作为邮件系统的后备力量，用户可实时还原个人邮件，帮助员工顺利进行工作，如同对邮件进行了PLM管理。

邮件归档方案设计:

对于企业而言，短时间虽然感觉不到，但长期来看会有一定程度的影响，尤其是当企业愿意开始着手进行邮件归档的规划，未来一定会碰到储存空间规划的问题，但除了储存空间规划之外，权限管理的问题其实也经常发生。设计邮件归档系统，需考虑一下几个因素。

何种储存设备较为适合？依照企业本身的需求而定，在邮件归档中比较建议在归档前先针对邮件作定义，一般的定义是较重要的邮件数据摆在较高档的储存设备，较不重要的可以选择较低阶的储存设备或是刻成光盘储存。

邮件要备存多久？则看公司策略而定，以及实际的每日平均邮件量而定，如果每日邮件量平均有10G，每个月就大致需要300G，如果希望在线(on line)保存半年的话，大致上就需要规划2TB的容量，以此类推。

当储存数据的定义以及存储的导入完成后，需落实权限管理。因为每个部门都不希望让其他部门了解该部门邮件内容，除此之外也会出现某些主管希望能得知该部门邮件的状况，甚至老板也不希望管理员能看到其邮件等各式各样的状况等。

从以上几点说明，我们可以清楚了解邮件归档的重要性。因此无论是企业或是个人，在日常生活中便必须养成定期归档的好习惯，当然也要时常观察储存设备的运行状态，避免出现当机或出现异常的状况。其实对企业而言，无论是业务所需或是应付法规稽核，只要平常准备得宜，就可以不用担心面对突发状况。对个人而言，如果遇到个人的邮箱出现状况，也能将邮件重新还原。邮件归档系统帮助企业邮件系统实时“抗旱救灾”，减轻灾情，保证业务的正常开展。

    Softnext守内安专注在邮件领域开发应用系统及提供服务有10年的时间了，推出的 Mail Archiving Expert邮件归档系统(简称MAE)提供具管理弹性的邮件归档管理服务，遵循法规要求(如SOX、BS7799、CNS 17799等)，可实现邮件生命周期管理服务(Mail Lifecycle Management)，依据内容归档储存策略，MAE会进行邮件备份档的自动搬移，节省管理人力。另外还提供三级权限管理，可强化分权管理并符合审核私密性的需求。管理员可按企业策略，制定检视数据范围，并产生多元化管理报表。通过MAE备存至储存设备的邮件数据均被高度加密而有效保护，能防止恶意窃取及不法窜改数据。为确保储存数据的可用性，MAE针对去重复性内容检查、以防数据篡改、储存失误/成功等推出自动检查。MAE注重人性化设计，是贴切多元化管理需求而持续进化的邮件归档系统。

标签： 电子邮件 服务器 金融 纠纷 美国 企业 权限 权限管理 问题 选择 用户

版权申明：本站文章部分自网络，如有侵权，请联系：west999com@outlook.com
特别注意：本站所有转载文章言论不代表本站观点！
本站所提供的图片等素材，版权归原作者所有，如需使用，请与原作者联系。