守内安:邮件生命周期管理与企业持续发展

邮件生命周期管理环节
　　在信息存储技术愈来愈发达的21世纪，企业的信息也呈现爆炸性的成长。在全球节能减碳的推动下，企业无纸化的趋势更导致大量信息流的到来。企业IT人员面对每日成长数百GB的数据，该如何有效管理，来实现优化存储使用、改善数据搜寻访问速度等目的。因此衍生出信息管理的新方法，信息生命周期管理（Information Lifecycle Management，ILM）。此方法是从数据的产生、存储、读取、转移、归档到删除的一连串管理过程，以降低整体成本（Total Cost of Ownership，TCO）来促进业务成长并遵守法规，使企业加快营运流程，并更加精确、及时地响应法规遵循的最新要求。
　　 信息生命周期一连串的管理环节，除了节省存储的投资外，以及意识到数据遗失的严重性，将影响企业持续发展管理的执行（Business Continuity Management，BCM）。此管理主要就是分析风险外，当灾害仍突发时，可以采取应变方法来达到还原的目的，并且可以持续发展，增加市场占有率与竞争力，成为关键客户下单的重要依据。所以ILM中归档的环节，说明企业快速数据还原与数据检索分析的应用，更可将企业的经营带向另一个领域。
　　IT人员在面对如此庞大的信息下，例如：扫瞄文件、图纸、数据、传真数据、邮件等，如何执行ILM的第一步，通常就是针对每日异动量最大的邮件着手，并且可以达到立竿见影的效果。接着来探讨邮件信息生命周期管理（Mail Information Lifecycle Management，MILM）的流程如何与ILM流程互相呼应。
　　1、在产生的环节上，相对于邮件信息上是以邮件复制（Mail Copy）将企业的邮件实时同步产生出一份备份。
　　2、在保护的环节上，相对于邮件信息上，权限账号管理与加密达到邮件信息不会遭到篡改。
　　3、在读取的环节上，相对于邮件信息上是以权限管理查询调阅的权利。
　　4、在转移的环节上，相对于邮件信息上是以邮件产生时间为定义标准。
　　5、在归档的环节上，相对于邮件信息上是以备份管理的策略达到分类保存管理的目的。
　　6、在删除上，相对于邮件信息是以备份管理的策略达到自动删除的结果。 
　　以上ILM与MILM流程的对应，整理如图表 1 所示。

图表1 ILM流程与MILM对应关系

降低企业风险　华硕落实邮件备份法规
　　根据上述流程概念，在实务上的应用，采用华硕的案例加以说明。华硕电脑是美国上市公司，美国规定挂牌上市公司、美国企业的子公司和分支机构都必须遵守萨班斯法案（SOX），企业必须利用信息系统设计自动化标准流程和产出文件，以便集中保存相关的档，让企业交给主管稽核机关进行稽核与保存。目前行业内，皆以邮件为主要沟通，并以电子文件的形式保存在服务器主机中。为了保护公司的权益及提供全球客户不中断的服务，电子数据的保存及搜寻己成为IT最重要的任务之一。面对当发生官司事件时，如何找到分散在备份光盘、磁带、及其他存储中的历史邮件，能够在最短的时间内，从茫茫邮件中找出目标邮件，成为MILM流程部署规划上最重要的议题，也是邮件归档与邮件备份上两者差异的分水岭，整理如图表2 所示。
　　华硕采用Mail Archiving Expert邮件归档专家，除了系统能轻松部署外，并且不影响现有架构。对于内收、外发邮件及内部邮件都能完整备份，另外提供“历史邮件还原机制”，将原本分散存放在光盘、磁带及其他存储中的历史邮件，重新由归档机制建立索引，并针对重复的邮件数据在比对之后进行删减，节省原本存放空间及成本。同时，法务部门也提出了相关需求，特别是在邮件搜寻功能上，当需要调阅某些条件的邮件时，常常会有三个关键因素：一是需提供出举证的时间很短，有时效性的需求；二是需调阅的邮件期间很长，短则3年、长则5年；三是需调阅的邮件量庞大，有可能像在大海中捞针。
　　华硕的邮件备份策略，先以年限一年、二年、三年、五年、永久等做为划分依据，并善用归档系统的“邮件生命周期”功能，将邮件内容进行分类，搭配整体或个别的管理策略以进行归档、邮件检索及调阅等工作。“邮件生命周期”能符合策略将分类保存的邮件进行自动转移及后续处理，例如会自动推移邮件的保存年限，并将该邮件从Mail Archiving Expert自动转移至远程存储，避免硬盘空间不足影响相关运行，还能减少系统负载及分散邮件的保存风险。
　　最后华硕部署归档系统后，另一个令人赞赏的功能是减轻了IT人员需为邮件还原工作的负担。在用户方面，经由“My Mail”功能便可轻易将误删邮件还原，大量减少用户经常性的小问题，也为信息部门减轻了许多不必要的麻烦。以管理员的角度来看，对公司而言无疑是多了一层保障，不管发生天灾人祸，或是有员工离职，这些跟客户往来的资料都有办法还原。 

图表2 邮件归档与邮件备份比较表

结束
　　企业为了持续发展，需要将风险制定出来，并且拟定很多的还原补救措施，而依据信息生命周期管理ILM流程设计的邮件信息生命周期管理MILM，可带来至少下列两点效益：
　　保存空间有效运用：一般在法规的要求中，财务相关的数字文件需要保留七年，一般的数据需要保留五年，故若有跟遵循法规相关的客户可以依此来规划保存空间。然而因为法规的归档年限要求较长，所以一般会这样规划保存装置：SAN（一年内）→NAS（三年内）→Tape或DVD（三年以上）。并可依邮件的调阅频率以及使用程度来做规划，达到邮件生命周期管理，整理如图表 3 所示。
　　确实稽核符合法规：从2002年的美国安然案发生后制定的“萨班斯法案”开始至今，一连串的法案应运而生，无非就是希望上市企业的财务相关资料能够诚实公开，对广大的投资大众能有所交代。另外还有金融业的“新巴塞尔协议”、医疗公共卫生的“HIPPA法案”等均是针对重点文件公开及存储。事实上在国内的大多数企业或是政府机关，可能因内部策略尚未确定以及执行较困难，往往都会选择“事后稽核”的方式在过程中比较没有那么复杂。

图表3 邮件生命周期(MILM)运行架构

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