邮件归档的“大方向”和“小细节”

 　　守内安信息科技实施的电子邮件归档，既能够在技术上提升企业邮件系统的可靠性和可用性，更能够帮助公司满足现有法律和商务方面的需求。
　　如果保存在用户电脑上的邮件，未被有效的备份和保护，一旦遗失或硬盘损坏，将产生严重的后果；同时，公司原先服务器的资源有限，不加限制的存放历史数据，将大幅度的增加企业的邮件运营成本。所以许多公司在实施邮件归档前，充分的调研时必不可少的。这里，守内安从“大方向”和“小细节”两方面来解密邮件归档。
　　邮件归档大方向指归档方式，目前主流的方式有三种：
　　方式一：通过SMTP(发送协议)方式进行，指邮件服务器或邮件网关，将新邮件发送给归档服务器，由归档服务器进行整理、分析、查询。这种情况常常会在邮件网关上出现，比如客户在发送邮件时，由于原邮件服务器负载过重，所以可以通过邮件网关来认证发送邮件，减轻邮件服务器邮件流量。这样的话，归档的内容来源就会是邮件服务器和邮件网关。
　　方式二：通过POP3(接收协议)方式进行，指归档服务器定期到邮件服务器上收取新邮件，收下后，进行整理、分析、查询。大部分邮件服务器会有日志功能，此方式就利用这个日志功能。可以先创建1个账户，开启日志功能，那这样，每一个邮箱新增一封邮件，邮件服务器就会复制一份到此账户中，然后，归档服务器利用POP3协议，去此账号中收邮件就好了。
　　方式三：通过在邮件服务器上安装AGENT或插件，实现归档功能。通过此方式，架构会比较复杂，往往需要2台服务器，1台负责存储数据，1台负责数据查询和产生报表，还要在邮件服务器上安装插件，收集邮件。

比较	SMTP方式	POP3方式二	AGENT方式三
灵活性	适合所有邮件服务器	大部分邮件服务器	主流邮件服务器Exchange/Domino
普遍性	少	多	一般
客户规模	中小企业	各类型企业	大型集团
安全性	较安全	最安全	一般
增加邮件服务器负载	一般	最小	最大
用户体验	一般（通过浏览器）	一般（通过浏览器）	最好（可以与Outlook等集成）
复杂度	较复杂	最简单	最复杂

　　方式一适合通过邮件网关认证的企业；方式二适合大部分（80%以上）的企业；方式三适合对数据要求较高且强调用户体验的企业。
几个邮件归档功能的小细节
　　细节1. 附件的保存方式
　　附件是和邮件正文分开保存还是保存在一起？根据相关法律法规的规定，邮件归档后不可修改。如果附件和正文分开保存，就有违法律法规。所以，上市公司，建议就将附件和正文合在一起保存。
　　有些企业，无这方面的要求，只要求降低存储空间，那就要求附件和正文分开，同一份附件保留一次，这样可以大大降低邮件占用的空间。
　　细节2. 归档策略的管理
　　归档策略就如同检索条件，设置越详细，查找起来也就更快。比如，可以检索附件中的关键字，可以按附件类型分类，可以区分加密附件，可以区分邮件大小，可以区分收件或发件人数等。
　　细节3. 内容的浏览权限
　　邮件内容不管在国内还是国外，都是比较敏感的话题。一般的三级权限管理，不能限制超级管理员。所以，要求多身份认证，才可以解决此问题。比如，浏览邮件内容，需要三个指定账户（管理员、部门经理、安全员），输入认证后，才可浏览该部门的邮件。
　　细节4. 回执的处理
　　有经验的用户，都会要求设置“已读回执”或“送达回执”，这样才可以知道邮件的状态，开展下一步的动作。这部分的“回执”也是邮件，一种固定格式的邮件，如果存储空间中存在大量的“回执”，占用了存储空间，也影响检索速度。所以，需要定期清除这部分“回执”。
　　细节5. 保存周期
　　不是所有的邮件都是需要永久保存的。相关法律法规要求，重要等级不同的邮件保存的时间不同，比如，财务部的邮件需要保存7年，研发部的邮件需要永久保存，采购部的需要保存5年等等。这样的要求，我们称为邮件生命周期管理，就是配合各法律法规而制定的。此功能是必选的。
　　细节6. 还原邮件的处理
　　对邮件进行了归档，理所当然，发生意外的时候，需要还原功能。比如，经过格式化后，邮件都不见了，怎么办，通过邮件归档系统来还原，需要的邮件。那这部分邮件会不会再被归档一次呢？有的系统会保留2份，有的系统就会自动在后台删除，因为内容都一样，没有归档的价值。只要保留还原日志就可以了。
　　以上邮件归档的大方向和小细节，供大家参考，有不正之处，还请大家指出。

标签： 安全 电子邮件 服务器 企业 权限 权限管理 问题 用户

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