切勿让邮件沦为企业的“超级病毒”

　　信息时代的来临，企业、团体、个人依赖电子邮件作为沟通平台的频率与重要性也相对增加。而每日庞大的邮件处理量，也让企业开始正视邮件服务器的重要性。然而根据统计，企业IT人员长期遭遇到令其头痛状况，不外乎邮件服务器效能低下、不安全、常当机等问题，不但必须承担公司重要邮件随时有遗漏的风险，不稳定的通讯环境也将直接影响企业生产效率。
　　企业邮件常见问题：
　　*垃圾邮件、病毒邮件、钓鱼邮件；
　　*企业机密通过邮件，直接快速被发到对手手中；
　　*内部人员通过邮件攻击领导；
　　*有人匿名发送邮件；
　　*邮件过大、过多影响发送效率；
　　*误发邮件；
　　*企业邮件内容被他人看到，然后到处转发；
　　垃圾邮件等外部攻击，我们不在此介绍，目前市场上有很多成熟的解决方案，比如Softnext SPAM SQR解决方案、Ironport等；我们在此主要介绍其他几个问题的解决办法。邮件是内部外部沟通的主要方式，对其内容是主要的控制方式，有人会觉得对内容控制会永无止尽，不错，要细化的话，的确如此。但是，不去控制，邮件永远是企业的“超级病毒”。
　　1、企业机密通过邮件，直接快速被发到对手手中；
　　企业机密，根据行业，有很多不同的特点。
　　银行、证券、保险等，客户信息就很重要，客户手机、家庭电话、住址、账户、生日、信用卡等；如何避免客户信息外泄呢？就必须对客户信息特征进行扫描。在邮件外发的时候，必须对邮件内容中的特殊格式进行辨认，由系统来对这些特征进行识别并拦截。
　　制造业、研究机构、调研机构、电子行业等，对文件的管理就比较严，那就需对文件格式及内容进行控制。比如，要对文件进行加密、有的文件格式不能对外发送、涉及某些内容的文件不能发等等；
　　一般企业，可针对域名、公司名等进行限制；比如，来自对手公司的邮件、来自招聘网站的邮件、团购网站的邮件等，可以全部拦截或者也不能进行发送。
　　如果进行群发时，超过一定人数，也要就行审核处理。
　　2、内部人员通过邮件攻击领导；
　　　攻击领导的诽谤邮件或对公司不利的邮件等，是很多企业所束手无策的。对于此类邮件，突发性比较强，特征不明显，比较难于控制，我们可以通过以下几个方面来处理：一、涉及到领导的名字的邮件；二、群发人数较多；三、辞退的人员；四、特殊词汇，如年终奖、奖金、工资、索赔、投资等；
通过以上四个条件，凡是符合的，就需要审核了；
　　3、有人匿名发送邮件；
　　我们在发送邮件时，可以匿名发送，也就是说，你可以冒充别人发送邮件，这个是现在邮件服务器的局限之一；那这样的话，收件人就不知道真正的发件人是谁了。造成的误会、诬陷、恐吓等问题，就会产生。解决方法很简单，就是在发送时，进行发送认证，在目前的邮件服务器中，只进行收件认证，而不进行发件认证。
　　4、邮件过大、过多影响发送效率；
　　很多人喜欢群发，而且发送附件较大的邮件，这样就会造成邮件服务器和“京藏高速”一样大堵车。这样的话，我们就需要进行疏导。比如，附件大于８Ｍ以上的，就放到晚上发；mp3、rmvb、jpg等娱乐邮件，可以延迟到中午发送；市场部的活动通知或宣传资料，也可以放到下班后发送等等。
　　5、误发邮件；
　　很多情况下，点击“发送”的动作就像挂电话一样快速，点击完后，才发现，有的没写、有的发错了、有的带有机密、有的需要让其他人知道等等现象出现，可以邮件已经发出去了，要拿回来是不可能的，怎么办？这时候，就需要误发功能，来帮助您处理这部分的难题了；比如，每天的10点到11点的邮件，都是比较重要的，此时，系统就会通知您，需要确认后再发送，这样虽然多了个动作，但是安全性得到了提升，降低了风险。
　　6、企业邮件内容被他人看到，然后到处转发；
　　邮件中的内容是绝对要进行保密的。传统的三级权限管理，赋予了超级管理员所有的权限，这种情况在邮件管理发生的话，也是个安全隐患。那就必须对浏览邮件内容权限进行限制，比如，进行多账户认证，只有经过多人的账户认证后，才可浏览以及内容。如同银行保险箱的两把钥匙，只有双方同时在场，才可打开。这样就加强了邮件安全性，避免企业重要邮件流落到员工收里。
　　邮件处于无人管理的阶段，大家只关心是否能收发邮件就可以了，其余的事情就和邮件没什么关系了。其实，邮件作为基础沟通平台，收发只是基本功能而已，对邮件需要进行全方面的管理，不能让邮件称为企业安全隐患的“超级病毒”。

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