同煤集团同家梁矿档案科档案数字化

项目对象：同煤集团同家梁矿档案科

  同家梁矿是一座具有60多年开采历史的国有大型煤矿企业。矿井主采侏罗纪煤层，主要产品有洗大块、大友和大友1#。其产品为弱粘结煤种，低灰、高灰熔点、中低硫、高发热量、挥发分适中，低位发热量保持在5967大卡/公斤，是火力发电、制气等多用途优质烟煤，被广泛用于电力、化工、建材等行业。目前，产品销往全国二十多个省份，特别是精洗煤，深受国内外用户的欢迎。
  近年来，同家梁矿档案工作以科学发展观为指导，以规范化、标准化、科学化管理为目标，以强基础、重服务、谋创新为手段，实现档案工作规范化管理达标、档案系统局域上网、档案信息建库和重点建设项目档案管理方法改革等4项工作目标，档案工作规范化管理达省 AAA级标准，在加强档案基础建设、强化档案行政执法、提供档案优质服务等方面也取得显著成绩。

项目挑战：
  企业档案信息系统是企业信息管理系统中最重要的组成部分之一。企业档案信息系统的可靠性直接关系到企业物流、资金流和信息流的正常运行，可以说现代企业的各项活动一刻也不能脱离企业档案信息系统的有效支持。那么企业档案信息系统中对数据的存储解决方案是否可行、可靠对整个系统的成功构建而言就显得极为重要了，因为不管是文档还是其他类型的资料，只要通过归档流程进行了归档，那么它就变成了档案，就有了档案的特性，就必须妥善的保存起来，只有可靠的存储，才能谈到日后如何来利用这些档案资源来提高企业的经济效益。
  随着各企事业单位整体管理水平的不断提高，现代科学技术在各行业中的广泛应用，传统的档案管理方式已不能满足日新月异的新形势的需要，这主要表现在：

1. 传统的档案管理是以纸质档案为主体，以手工检索为基本手段。而目前的各企事业单位，从基层班组到单位的决策机关，计算机应用已十分普及，电子信息传输日益广泛，电子文件的大量涌现，各专业应用系统的广泛运用，使传统档案管理面临严峻挑战；

2. 传统的档案管理采用手工管理方式，档案管理的工作效率和质量，直接受到档案人员的思想觉悟、工作态度、文化程度、业务水平、身体条件、情绪变化等诸多因素的制约，一旦某一方面发生问题，都会给工作带来影响；

3. 传统的档案管理与档案形成过程脱节，即先文后档，档案形成过程中出现的不规范、不真实的情况给档案管理造成了很大的困难，特别是很多档案图物不符的问题，一直是困扰档案部门的顽症，尽管档案部门十分重视文档一体化工作，但事实上仍然文是文，档是档。档案部门很难做到超前控制、跟踪管理。这对档案形成质量和提供利用服务的质量都会有一定的影响。

  以上种种不适应新形势要求的情况，在客观上对档案工作、档案部门和档案人员在管理中的作用、地位和形象都会造成消极的影响，迫使我们去考虑、探索和研究档案管理改革的问题，建立数字化档案馆已成为广大档案管理者和档案工作者的共同愿望和要求。

用户需求：
  数字化档案馆的建设突破了传统的、封闭的档案管理模式，实现了档案工作以手工管理为主向以计算机管理为主、以管理档案实体为主向以管理档案信息为主、以档案存储保管为主向利用服务为主的转变。数字化档案馆的开放系统包容了纸质档案、实物档案、图片档案、影视档案的各方面及档案信息的产生、收集、整理、保管、利用的全过程，将不同介质、不同类别相互独立的档案信息整合成统一的资源库，并确定其相互关联关系，增加了档案管理工作的科技含量，为各企事业单位生产、经营提供了安全、优质、高效的信息服务手段，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。

  数字化档案馆通常以机房为中心，各客户端通过内部局域网或Internet发布进行访问。在多级综合网络中，档案馆内部主要包括：

1. 档案收集：收集各种具有保存价值的文件、声像材料，各级机关、企事业单位公文、会议交流材料等。这一过程中需要各用户端搜集整理，并汇总到统一存储系统。

2. 档案整理：主要包括分类、组卷、目录编制等工作，然后将各种档案进行数字化录入。这一过程同样可在采集数据存储系统中进行即可。

3. 档案管理：利用各操作终端在专用的管理系统上对档案即时编辑管理。

4. 档案保护：档案的转存、备份及安全防护。在这一过程中，安全的存储及备份系统是整个数字化档案工作的关键。

5. 档案利用：通过内部共享或WEB发布提供。强有力的容灾存储系统及全面的网络安全是数据安全的重要保障。

　　系统结构图

解决方案说明：
  通过扫描仪将文件扫描存储到与server相连接的阵列存储上。这一过程可以由某一台PC机来管理或控制，也可以由server管理控制完成。
  当用户需要使用存储中的扫描文件时可以通过PC机直接到存储中找到所需要的文件。

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