公文流转电子化先行 长沙市芙蓉区借万户OA开启协同办公之旅

在规划时对OA系统并没有太高的期望值，应用效果却超出了预期。面对政府行业OA项目失败率居高不下的现状，长沙市芙蓉区人民政府在实施万户OA项目时，将主要精力放在核心功能——公文流转上，并缩小应用范围，取得了超出预想的效果，为进一步推进OA应用、实现协同办公打下了坚实的基础。

　　选择成熟的产品

　　芙蓉区是湖南省会长沙的中心城区，总面积42.8平方公里，常住人口60多万，辖13个街道、1个正县级单位(长沙高新技术产业开发区隆平高科技园)。省、市首脑机关汇集于此，是湖南政治、经济、文化、商贸、信息的中心。

　　芙蓉区人民政府办公室副主任喻林介绍，芙蓉区政府建设OA的核心动因是希望借助OA系统，特别是移动办公应用来提高办公效率，同时他们希望以此节约办公成本，规范业务操作。因为在此之前，芙蓉区政府还未采用过OA系统，所有办公业务都要通过纸质文档来流转。

　　“作为一个信息化负责人，我希望能在任内做点事情，提高芙蓉区政府信息化水平。” 喻林介绍，在选择OA产品时，他们做了多方面的考虑：

　　其一，产品应有专业厂商提供。喻林认为，尽管有些大厂商也提供OA产品，但这样大而全的厂商做出来的OA产品往往不够精。

　　其二，OA产品的成熟度要高。“我们从来没有考虑做定制化开发。”喻林认为，成熟度高的产品风险小、成本低、周期短，容易成功实施。

　　其三，厂商要有政府行业的经验积累。这是因为政府行业的业务流程有着一定的独特性，适合政府使用的OA产品与适合企业的有着很大的差别。

　　其四，厂商在要有专业的、本地化的服务团队，这样提高服务的质量和效率。

　　其五，产品价格要合理。喻林坦言，因为政府行业OA项目的成功率并不高，因此芙蓉区没有给OA项目提供太多预算，这样即使项目失败损失也不会太大。

　　喻林介绍，他们对市场上主流的OA厂商进行了广泛沟通，对它们的产品进行了深度比对，最终选择了万户OA。“这是一个双赢的选择。”喻林说，“万户网络的产品能够完全满足我们的需求。我们还做了内部民测，大家对万户网络的评价很高。

　　六项措施确保项目成功

　　顺利完成产品选型之后，喻林还是面临很大的挑战。他介绍，他当时面临的主要困难有：第一，领导的计算机操作能力有限，而领导操作得好不好，将直接决定OA系统能不能推行下去;第二，相关的工作人员办公习惯很难马上改过来;第三，移动办公带来信息安全方面的挑战。

　　正是因为面临诸多挑战，和其他机构在部署OA时通常希望一步到位不一样的是，喻林对OA项目的期望值并不高，甚至做好了失败的心理准备。为了克服以上诸多困难，最大程度上保证项目的成功，喻林计划一点点推进项目。

　　第一，缩小OA用户的范围。喻林介绍，他们在购买OA产品时，只购买了200个账号，只有区领导、各单位具有审批权限的员工、公文流程环节岗位的工作人员等才分配账号。喻林认为，200人使用，相比全员使用的部署难度要小很多。

　　第二，缩小应用范围，集中精力做好核心功能——公文流转，暂时将其他功能屏蔽掉。将所有精力都集中在一个功能上，更容易将这个功能做好做精。

　　OA系统的应用效果，喻林说：“这个效果太好了，超出了我们的预期。”据悉，OA系统得到了区委书记、区长等领导和各下属单位认可。“现在大家不可能再通过跑腿去办理业务了”。

　　首先，OA系统的应用实现了公文流转的自动化，消灭了纸质公文。

　　其次，办公效率大幅提高。采用OA系统后，芙蓉区政府的公文流转周期从原来的一两个星期缩短到现在的短短几个小时。喻林强调，短信平台提醒的功能在其中起到了很重要的作用。

　　最后，公文流程业务得到了规范。因为公文在系统中必须按照既定的规范，所以像以往那样文件流转不规范甚至丢失的情况已不可能再发生。

　　喻林说，这个项目让他们尝到了协同办公的甜头，坚定了他们进一步完善、推进OA系统的信心。他透露，接下来，他们一方面要扩大应用范围和用户数;另一方面要开放其他应用。喻林介绍，他们还将在部分单位推进内部协同，因为当前系统主要用于跨部门协同。“未来我们还有可能会实现OA系统的全员应用。”据悉，芙蓉区还将进一步做好CA与OA的整合工作，提升系统的安全与保密性。

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