巧用wps表格2005分列工具 提高工作效率_wps office

　　在以前的WPS表格中，虽然可以直接打开有固定分隔符的文件，如文本文件、CSV文件，但如果文件中包含了如银行帐号、身份证号等数据，这些数据是无法正常显示的，WPS 表格2005新增的“分列”工具可以较好地解决此类问题。“数据分列”是WPS Office 2005中表格组件的新增功能，它在用户进行文本数据导入和数据存储格式转换等应用中起着重要的作用。如实现长数字数据导入，以及快速进行数据格式转换。

　　进行文本数据导入

　　有些时候，企业的人事管理系统导出的数据只能是文本格式文件，如*.txt、*.csv等文件，如果企业需要将这类文件导入到WPS表格中进行统计，但这类数据往往都会包含如“身份证号”这样的超过15位的数字，如图 1所示。

图1 人事档案文本文档

　　通过下面介绍的方法，可以完整地导入此类数据。具体操作方法如下：

　　步骤1　启动WPS表格新建一个空白工作表，首先复制“人事档案.csv”文档中所有文本内容，选定工作表中A1单元格后，按下组合键，将数据粘贴到数据表中，如图 2所示。

图2 原始数据粘贴到工作表

　　骤2　选择“数据|分列”菜单项，打开“数据分列向导”对话框，选择“分隔符号”单选框，如图 3所示。

图3 “文本分列”向导

　　步骤3　点击“下一步”按钮，在分隔符号中选择“逗号”复选框，其他设置为默认值，如图 4所示。

图4 “文本分列”向导-选择分隔符号

　　步骤4　点击“下一步”按钮，由于第5列为“身份证号码”，因此单击“第5列”标签，设置数据格式为“文本”，如图 5所示。

图5 “文本分列”向导-设置身份证号码为“文本格式”

　　步骤5　最后点击“完成”按钮，将数据完整导入工作表中，如图 6所示。

图6 完成“数据分列”最终结果

　　数据格式转换

　　很多时候，用户希望将工作表中的数值数据转换为“文本格式”的数据，如：学员学号、员工编号等数据，但仅仅通过“单元格格式”设置为“文本”却不能真正地将数据转换，用户必须重新编辑单元格后才能真正转换为“文本格式”。

　　但目前的“分列”工具可以用户解决这种问题，具体步骤如下：

　　步骤1　首先选择需要转换的单元格区域，如图 7所示的A列“学号”数据列。

图7 选择转换区域

　　步骤2　选择“数据|分列”菜单项，打开“数据分列向导”对话框，如图 8所示。

图8 数据分列向导

　　步骤3　不做任何设置，两次点击“下一步”按钮，进入步骤3对话框，如图 9所示。

图9 将“数据格式”设置为“文本”

　　步骤4　点击“完成”按钮，实现将“学号”转换为文本数据，最终用户可以选择“学号”列，并查看工作表中“状态栏”上的求和结果，如果为“求和=0”，即表明转换成功。

　　小结：

　　1.通过“数据分列”工具可以实现将身份证号、银行帐号等长数字数据导入工作表。

　　2.使用“数据分列”工具可以批量将整列数据格式(常规、文本和日期格式)进行转换。

　　适用范围:

　　适用于WPS Office 2005(751)以上版本。