与office2007简体中文版第一次亲密接触_办公软件教程

　　前不久笔者得到一份Office2007简体中文企业版，其与测试版本相比不仅仅组件增多，而且功能也更稳定，下面我们就看看office2007简体企业中文版的一些亮点吧!

　　一、文档转换为PDF不再难!

　　PDF作为一种通用文件格式，在当今的各种应用中非常广泛，但是需要将文档转换为PDF格式，一般都需要通过使用Adobe Acrobat或者其他一些专业的PDF制作软件来完成，而这些软件往往是需要付费的。现在通过office2007的PDF转换功能，就可以直接将Word文档转换为需要的PDF文件格式。

　　在使用Office2007的PDF转换功能之前，必须先要到微软公司office2007的下载网站(http://office.microsoft.com/zh-cn/downloads/CD101950462052.aspx)(图1)，下载一个名为“2007 Microsoft Office 加载项:Microsoft 另存为 PDF 或 XPS ”的插件。

　　将这个插件下载安装后，就可以在office2007的Word 、Excel等八种组件中实现转换PDF功能了。

　　将文档转换为PDF非常简单，比如在Word2007中，打开或者新建一篇文档后，需要转换时，执行“文件→另存为→PDF 或 XPS”菜单命令(图2)，在弹出的“发布为DF 或 XPS”对话框中选择“保存类型”为PDF，单击“发布”按钮(图3)，即可快速将文档转换为PDF格式文件(图4)。

　　小提示:

　　如果只需要转换为文档中的某些页面，则可以单击发布为DF 或 XPS”对话框中的“选项”按钮，在弹出的对话框中，从“页范围”选项中，选择要转换的页面即可，如1～2页(图5)。同样道理在转换Excel工作簿时，可以选择某个工作表或者整个工作簿。

　　二、利用OneNote2007，实现会议记录大家一起写

　　OneNote作为一种新的办公软件，自其第一个版本Office2003起，就令人惊喜不已，原来会议记录可以这样巧妙地管理。而在OneNote2007功能改进更大，比如改进的笔记记录功能、 共享笔记的新方法 、更好地与 Office 程序集成，其中的共享笔记功能，可以使你与你的同事共同在一个OneNote会议记录上作笔记，从而实现互相补充，让会议更轻松!

　　使用OneNote2007的共享笔记，可以通过两种方式，一种创建一个共享的笔记本，另外一种是通过实时共享会话功能，以后者为例来看看OneNote2007的共享笔记功能。

　　需要共享自己的会议笔记时，在创建的会议笔记中，执行“共享→实时共享会话→开始共享当前分区”菜单命令(图6)，在弹出的任务窗格中，为了控制共享自己笔记的人员数量，输入自己的会话密码，然后单击“开始实时共享会话”按钮(图7)。

　　在随之弹出的“当前实时会话”任务窗格中(图8)，需要邀请某个同事共享自己的会议笔记时，单击“邀请参与者”按钮，即可启动Outlook新邮件对话框，在其中输入被邀请者的邮件地址，即可将一封包括自己共享笔记IP地址的邮件发送给对方，而且其中还包含一个附件，只要对方打开这个附件，即可直接加入到共享会议笔记中去(图9)。

　　反之如果想参与其他人的实时共享会话，则可以执行“共享→实时共享会话→加入现有会话”菜单命令，在弹出的任务窗格中输入所要参与实时共享会话的IP地址和密码即可。

　　三、全新的虚拟办公室-Groove

　　在Office2007简体中文企业版中出现了一个新面孔-Groove，Groove是微软公司在2005年所并购的Groove网络公司的一项协作办公软件。通过Groove，用户可以创建虚拟的工作区，并且使使用者在任何地方工作都和在同一个“办公室”工作一样，而在Office2007则集成了这一软件。

　　使用Groove创建自己的工作空间时，首先要申请一个账号以及设置自己的登录密码，进入Groove就可以开始创建自己的虚拟办公室了。在Groove主窗口中，执行“File→ New→ Workspace”菜单命令，在弹出的创建新工作空间对话框中，选择所创建的工作区类型，比如“Standard”选项，单击“OK”按钮(图10)，即可创建一个新的虚拟办公室。

　　在这个虚拟办公室中，你可以通过单击“Files”工具窗口中的 “Add Files”按钮，将本地文件夹中的文件添加到虚拟办公室中(图11)，也可以设置工作日历、召开会议、管理图片等，同时还可以通过即时通讯工具，给同事发送文本信息以及文件(图12)。