Word表格中数据纵横转换的方法和技巧

　　在实际工作中，有时需要将表格中的行、列数据互换，有时需要将表格数据快速转换成指定列数的新表格，或者对表格作简单编辑后快速得到新表格，这些都是表格内数据纵横转换问题，如何实现呢？

　　一、实现表格内行列数据互换

　　对表格的行列数据做转置处理，就能实现表格内行列数据互换。在word中做转置处理困难，但在Excel中实现数据转置比较容易。所以，可借助Excel实现Word表格内行列数据互换。具体操作步骤是：

　　第1步：在Word编辑环境下，选定欲操作的表格，执行剪切操作，将表格数据粘贴到剪贴板。

　　第2步：启动Excel，执行粘贴操作，将剪贴板内的数据粘贴到当前数据表中;然后，选中全部粘贴来的数据，执行复制操作，并用鼠标单击数据区外的某一单元格，执行“粘贴|转置”命令，得到转置后的数据;再选中转置后的数据，执行复制操作。

　　第3步：切换到Word编辑中，执行“选择性粘贴”命令，从弹出的对话框中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮。

　　第4步：选中新粘贴来的全部文本，执行“将文本转换为表格”命令，在弹出的对话框中单击“确定”按钮或者选中“根据内容调整表格”并单击“确定”按钮，至此完成表格行列数据互换(见图1)。

　　二、实现表格内数据任意纵横排列

　　对一个表格内的数据，可以按指定的表格列数重新编排并置于新的表格中，实现表格内数据任意纵横排列。例如，将一个2×3表格数据重排后置于4×2表格内(见图2)，或者重排后置于6×1表格内(见图3)。

图2　　　　　图3

　　将Word的文字与表格相互转换命令、替换命令配合使用，就能实现表格内数据任意纵横排列。具体操作步骤如下：

　　第1步：将表格转换成文本数据

　　选定表格，执行“表格转换成文本”命令，在弹出的“将表格转换成文本”对话框中选择文字分隔符为“制表符”，单击“确定”按钮。这样，原表格的表格线全部消失，各列数据用空格分隔。

　　第2步：用段落标记分隔全部数据

　　对转换后的数据进行处理，使数据之间用段落标记分隔，形成一列数据。具体操作是：①选中两列数据之间的全部空格字符，执行复制操作;②选中全部数据，执行“替换”命令，在“查找内容”文本框内粘贴刚才复制的空格字符(即将光标置于文本框内，执行“粘贴”命令或按Ctrl+V组合键);③在“替换为”文本框内输入段落标记(即光标置于文本框内，单击特殊格式下的“段落标记”或直接输入^p)，单击“全部替换”按钮;④检查全部数据，替换或删除多余的空行，保证两个数据之间只有一个段落标记。

　　第3步：将文本数据转换为表格

　　选中全部数据，执行“将文本转换为表格”命令，在弹出的对话框中设置你所需要的列数(如：列数为2，得到表格如图2所示;列数为1，得到表格如图3所示)，单击“确定”按钮后得到新的表格，至此实现了表格内数据任意纵横排列。

　　另外，通过对新表格进行简单的编辑，可得到不同用途的表格。例如，将图3所示表格的上面添加一行、右侧添加三列，并输入行标题和表头，就得到考勤表(见图4);

　将其左侧增加一列，并输入单位名称和表头，就得到单位人员名册表(见图5)。

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