『Word2007技巧』将标签连接到地址列表

若要将信息合并到标签中，必须将标签连接到地址列表，地址列表又称为数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。

选择数据文件

1、在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。



2、请执行下列操作之一：
　-如果要使用 Microsoft Office Outlook 中的联系人列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。
有关使用 Microsoft Office Outlook 联系人列表的提示

连接到 Office Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。以下是可能遇到的常见问题的解决方案：

找不到要连接的 Outlook 联系人文件夹。
出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息。
无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹。
希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹，但是无法连接到 Outlook Express 通讯簿。

找不到 Outlook 联系人文件夹
可能您需要选中 Outlook 的“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性，或者需要更改 Outlook 用户配置文件。

选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性
在 Microsoft Office Outlook 中，在“转到”菜单上，单击“联系人”。
右键单击“联系人”文件夹，该文件夹包含邮件合并中要使用的信息，然后在快捷菜单中单击“属性”。
 
在“Outlook 通讯簿”选项卡上，确保选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”复选框，然后单击“确定”。
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更改 Outlook 用户配置文件
Outlook 用户配置文件是一组电子邮件帐户和通讯簿。通常您只需要一个配置文件，但如果您与其他人共享计算机或为了不同目的而使用不同的通讯簿，可以设置多个配置文件。开始邮件合并时，如果使用的配置文件不包含要使用的联系人文件夹，则该文件夹将不可用。

要切换到其他用户配置文件，只需重新启动 Outlook。在提示您指定配置文件时，请选择包含要在邮件合并中使用的“联系人”文件夹的配置文件。

如果没有出现配置文件的提示，而您知道有多个配置文件，可能您希望对 Outlook 进行设置，使其会给出提示。此处说明如何操作：

退出 Outlook。
在“控制面板”中切换到“经典视图”，然后单击“邮件”。
单击“显示配置文件”。
要在每次启动 Outlook 时见到选择配置文件的提示，单击“提示要使用的配置文件”，然后单击“确定”。

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出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息
如果在 Word 中进行邮件合并期间尝试连接到“联系人”文件夹，而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中设置为默认的电子邮件程序，则会出现以下消息：

“没有默认的邮件客户程序，或者当前的邮件客户程序无法满足消息处理请求。请运行 Microsoft Office Outlook 并将其设置为默认的邮件客户程序。”

要避免在邮件合并过程中出现这条消息，请执行下列操作：

退出 Word。
在 Internet Explorer 的“工具”菜单中，单击“Internet 选项”，然后单击“程序”选项卡。
在“电子邮件”下，单击“Microsoft Office Outlook”，然后单击“确定”。
再次启动 Word，打开邮件合并文档，然后连接到 Outlook 联系人文件夹。

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无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹
如果在 Word 中进行邮件合并，并且尝试连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹，则会出现如下消息：

“由于对话框或数据库引擎失败，无法完成该操作。请稍后再试。”

如果稍后再试，会得到同样的消息。

如果要在邮件合并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件使用，必须在 Microsoft Office Outlook 中开始邮件合并。

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希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹
您无法在邮件合并期间直接连接到此类通讯簿。只能将 Outlook Express 通讯簿导出为 .csv 文本文件，然后连接到这种格式的通讯簿。

导出 Outlook Express 通讯簿
启动 Outlook Express。
在“文件”菜单上，指向“导出”，然后单击“通讯簿”。
在“通讯簿导出工具”对话框中，单击“文本文件(以逗号分隔)”，然后单击“导出”。
在“将导出文件另存为”框中，为导出的文件键入一个文件名，然后单击“浏览”。
在“另存为”对话框中，在“保存位置”列表中选择文件的保存位置，然后单击“保存”。将数据文件保存在“我的文档”文件夹的“我的数据源”文件夹中是很方便的。在邮件合并过程中，浏览数据文件时，Word 首先会从该文件夹搜索数据文件。
单击“下一步”。选中要导出的域旁边的复选框，然后单击“完成”。
 注释   在决定导出哪些域时，请考虑要用邮件合并创建的套用信函、电子邮件或标签。例如，如果您决不会在合并的文档中包含昵称或个人网站，则不要导出这些域。

如果出现导出过程已完成的消息，请单击“确定”。
要关闭“通讯簿导出工具”对话框，请单击“关闭”，然后退出 Outlook Express。
当回到 Word 执行邮件合并，并进行到连接数据文件的步骤时，请单击“使用现有列表”选项，并通过浏览找到刚才导出的 .csv 文件。在文件打开之前，可能会要求您选择使用什么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开。单击“逗号”，然后单击“确定”。

返回到 Outlook 提示
如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。
对于 Office Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于 Office Access，可以从数据库中定义的任何表或查询 （查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。）中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果列表中未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：

来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB （OLE DB：一种实现高效网络、并通过 internet 访问许多数据源类型的组件数据库架构，这些数据源包括：关系数据、邮件文件、平面文件和电子表格。） 提供程序或 ODBC （开放式数据库连接 (ODBC)：在数据库和程序间共享数据的标准方法。ODBC 驱动程序使用标准结构化查询语言 (SQL) 获得外部数据的访问权限。） 驱动程序（2007 Microsoft Office System 附带了许多这类数据库程序）。
包含单个表的 HTML 文件。表的第一行必须包含列名，其他行必须包含数据。
电子通讯簿：
Microsoft Office Outlook 通讯簿
Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表
用 MAPI （MAPI：Microsoft 接口规范，允许不同的邮件处理和工作组应用程序（如电子邮件、语音邮件和传真）通过单个客户程序使用。） 兼容的邮件系统（如 Microsoft Office Outlook）创建的任何类似地址列表。
Microsoft Office Word 文档。该文档只应包含一个表。表的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录。还可以使用域名源 （标题源：包含标题行（或标题记录）的文档，该标题行与指定用于邮件合并主文档的数据源共同使用。）作为数据源。
任何包含由制表符或逗号分隔的数据域 （数据字段：分类信息，一个数据字段对应于数据源中的一列信息。每个数据字段的名称在数据源的第一行（标题行）中列出。例如，“邮编”和“姓氏”都是数据字段名称。）以及由段落标记分隔的数据记录 （数据记录：对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录。）的文本文件。
关于在 Office Excel 中设置数据格式的提示

如果数据文件是包含百分数、货币值或邮政编码的 Office Excel 工作表，则可以使用动态数据交换 (DDE) 从 Word 连接 Excel 工作表来保留数据的数值格式。例如，您可确保数据文件中的 5 位邮政编码 07865 不显示为数字 7865（无前导零）。

连接工作表之前，请在 Word 中执行下列操作：

单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“Word 选项”。
单击“高级”。
滚动到“常规”部分，然后选中“打开时确认文件格式转换”复选框。
单击“确定”。
当邮件合并主文档打开后，在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组，单击“选择收件人”，然后单击“使用现有列表”。
在“选择数据源”对话框中找到 Excel 工作表，然后双击该工作表。
在“确认数据源”对话框中，单击“MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls)”，然后单击“确定”。
 注释   如果看不到“MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls)”，则选中“全部显示”复选框。

在“Microsoft Office Excel”对话框中，对于“请指定命名单元格或单元格区域”，选择包含要合并的信息的单元格区域或工作表，然后单击“确定”。
 注释   若要防止每次打开数据文件时都出现提示，可以在连接工作表之后清除“打开时确认转换”复选框。
如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的数据库 (.mdb) 文件。
 注释   如果安装了 2007 Microsoft Office System（而不是单独安装 Office Word 2007），则可以使用 Microsoft Query 来构造查询 （查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。）并从外部数据源 （外部数据源：包含用户要访问的数据的数据源。例如，Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 数据库。）检索需要的数据。

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