使用Microsoft Excel2003给考勤表更新换代

　　这里我们不谈大公司里那些昂贵的IC卡考勤管理系统，我相信很多单位还在用纸制的签到本，每月月底再进行人工统计。部门主管们月底要统计分析当月的销售、毛利曲线，还要仔细地统计每个人的考勤，才能计算出奖金与工资。而且，越是和钱打交道的事情就越不能出错，要是不留神给谁多算或少算了两天假，总是件麻烦事情。

　　也许您曾想过用Excel编几个函数来解决，但繁琐的计算公式可能让您放弃了这个念头，其实Excel2003的模板里就有一个建好的考勤表，您只要花上五分钟做一下简单的设置就好了。

　　一、激活考勤表模板

　　之所以在这里叫激活，是因为它在默认时没有安装的，所以，您最好先把Office2003安装光盘准备好，然后，点击“新建”菜单“新建工作簿→本机上的模板→电子方案表格→考勤记录”，当它提示您插入光盘时按照屏幕提示做就行了。稍后，就会看到一个漂亮的考勤表界面。如图1。

　　二、更改默认设置

　　既然是电子考勤簿，那么有三点是最为重要的，一是自动统计，二是外人不能随意修改，三是输入的数据不能出错，比如把病假输成-1，恐怕谁也搞不懂是什么意思，接下来我们就来说说这三点。

　　1、 解锁考勤表

　　新考勤表默认是加锁状态，除了输入数据外，我们将无法对其作任何操作，因此，首先要点击“工具”菜单→“保护→撤销工作表保护”来对其解锁。

　　2、 修改允许数据

　　我们要求用数字1来代表该员工当天因故休假，用空值代表当天未休假。所以，要设置每个单元格只能接受数字1或空，除了这两个值以外的其它字符将提示输入错误。

　　用鼠标拖选1月1日至12月31日所有单元格，点击“数据”菜单→“有效性”，在弹出的如图2对话框中将软件默认的最大值“8”改为“1”，然后，将“出错警告”标签里的“错误信息”也改成要求的内容。

 　　3、 重新加锁

　　重新加锁的目的在于方便我们的日常使用以及保护公式的安全，由于表格中需要设置的单元格均已预设好，这里只需点击“工具”菜单→“保护→保护工作表”即可完成表格的加锁工作。

　　小提示：加锁后的考勤表首次打开后会自动停在“单位”一格中，这时，用Tab键会自动在需要输入的单元格内跳转，方便进行操作。

　　三、制作其它员工的考勤表

 

　　1、复制考勤表

　　大家也许都会发现，这时的考勤表只能反映一位员工的考勤情况，那该如何反映其它人的数据呢？方法是，右键点击最底下“Sheet 1”标签，然后选择“移动或复制工作表”在弹出的对话框中勾选“建立副本”后确定即可。

　　2、 重命名考勤表

　　为便于查找，我们将复制好的几个考勤表标签均改为该员工的姓名。双击标签名，然后输入该员工名字即可。

　　四、为考勤表增设密码

　　由于考勤记录涉及到方方面面的问题，所以一定要保证其它人员无法擅自修改或查看该表。方法就是设置打开与编辑密码。点击“文件”菜单“另存为→工具→常规选项”，在如图4的对话框中设置“打开权限密码”和“编辑权限密码”项中输入您的密码后保存文件即可。

 

 　　小提示：“打开权限密码”含义是每当打开该表格时，系统会提示输入密码，当密码不正确时，将无法看到表格内容。“修改权限密码”的含义是没有提供正确的密码时将无法实施修改，但可以直接看到表格内容

　　五、总结

　　经过上面几步操作，相信您已经制作出一个可以帮您应付普通考勤统计的表格了，要是您对Excel的使用很熟悉，还可以在里面新建一个汇总表，然后通过自动调用各表汇总数据来实现排假，部门考勤汇总等工作，或者直接将绩效考核公式代入其中，让计算机直接生成当月工资单。

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