好用的工具 最深入分析Excel强大的公式函数

Excel之所以具备如此强大的数据分析与处理功能，公式(包括函数)起了非常重要作用。

　　要想有效的提高自己的Excel应用水平和工作效率，提高公式(包括函数)的应用能力是非常有效的途径之一。本课介绍使用Excel公式的相关基本知识，后面课程中我们会详细介绍相关的两个重要工具：引用和函数，再通过几个典型实际任务的操作锻炼我们的实际应用能力。

　　一、初步了解Excel公式

　　1. 什么是公式

　　前面已经介绍过，我们把“公式”列为不同于“数值”和“文本”之外的第三种数据类型。公式的共同特点是以“=”号开头，它可以是简单的数学式，也可以是包含各种Excel函数的式子。

　　2. 公式由哪些元素组成

　　输入到单元格中的公式均由等号开头，等号后面由如下五种元素组成：

　　运算符：例如“+”或者“*”号。

　　单元格引用：它包括单个的单元格或多个单元格组成的范围，以及命名的单元格区域。这些单元格或范围可以是同一工作表中的，也可以是同一工作薄其他工作表中的，甚至是其他工作薄工作表中的。

　　数值或文本：前面介绍过的两种数据类型。例如，“100”或“新悦国际教育集团”。

　　工作表函数：可以是Excel内置的函数，如SUM或MAX，也可以是自定义的函数。

　　括号：即“(”和“)”。它们用来控制公式中各表达式被处理的优先权。

　　了解公式的组成是创建公式必备的基础。另外，Excel工作表中的公式最多可以由1024个字符组成，我们日常所创建的公式，超过100个字符的已经非常少，因此这个长度足够我们使用了。

看看公式长什么样子

　　二、公式能做什么?

　　简单地说，我们建立一个公式，提供给它相关的数据信息，目的是希望公式给我们一个答案或计算结果。从这一点上看，Excel公式和我们在数学中学过的公式的功能是一样的。所以，在以后的工作中，可以看到很多公式都是我们所熟知的数学式。

　　除此之外，由于Excel的公式还可以包含Excel的各种函数。因此，Excel公式除了可以实现传统的数学式具有的计算功能外，还可以执行很多特殊的任务。比如，结合IF函数，可以让公式具有选择性，根据不同的条件，得出不同的结果。后面的“计算业绩奖金”实际任务中，将会详细介绍在公式中嵌套IF函数解决问题。

　　Excel的内置函数有300多个，在公式中灵活使用这些函数，可以极大地提高公式解决问题的能力，轻松胜任各种复杂的任务。

　　比如下图所示的三个公式功能举例：第一个公式自动计算出单价与数量的乘积得到金额，第二个公式自动计算所有销售额的和，第三个公式将姓和名合并在一起得到全名。

公式功能举例

　　下面我们通过一些简单的具体实例，加强对公式的感性认识。

　　三、公式的简单应用实例

　　下面我们通过一些简单的实例，加强对公式的感性认识。

　　1. 计算商品金额数值

　　下图所示的工作表中的A2和B2单元格分别存放着某种商品的“单价”和“数量”数值，为了计算“金额”数值，可以在D2单元格中输入公式“=250*8”(图 1)，通过后面的学习我们会知道，像这样使用具体数值建立的公式，适应性很差，因此用得也很少。

图1

　　在D3单元格中输入公式“=A2*B2”，也可计算出“金额”数值(图 2)，这个公式使用了引用，使得公式得适应性加强。关于在公式中使用引用的知识后面会详细介绍。

图2

　　2. 计算销售额总和

　　下图所示的工作表中的B2和B11单元格分别存放10天的销售额，为了计算这些天的销售额总和，可以在D2单元格中输入公式“=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11”(图 3)，这个公式和数学中的求和公式没什么两样，不过由于需要求和的项目太多，所以公式看起来比较长。

图3

　　为了简化公式，我们也可以在公式中使用函数实现同样的功能。

　　选中D3单元格，输入公式“=SUM(B2:B11)”，可以看到得出的计算结果是一样的(图 4)，其中SUM为Excel的内置函数，功能为求出各项数值之和。

图4

　　3. 用公式合并字符

　　下图所示的工作表中的A2和B2单元格分别存放着“姓”和“名”字符，为了得出“姓名”字符串，可以在D2单元格中输入公式“=A2&B2”(图 5)，其中“&”是一个运算符号，我们称它为连接符号，它的功能为把两个文本字符或文本字符串连接起来。

图5

　　除了这种方法外，我们也可以使用函数达到同样的目的。选中D3单元格，输入公式“=CONCATENATE(A2,B2)”，回车后得到的结果和前面的公式是一致的(图 6)。

图6

　　其中函数CONCATENATE的功能为将几个文本字符串合并为一个文本字符串。

　　通过上面的三个简单实例，大家对公式已经有了初步的了解。在实际工作中，公式可以解决问题非常多，它和函数结合在一起，极大的提升了Excel对数据的分析与处理能力。下面我们还将学习一些与公式相关的基础知识与技能，在最后的实际任务部分就可以利用它们一展身手了，后面的内容更加精彩，期待你的继续关注。